Rekrytering och onboarding: Hur lång tid tar det innan din nya medarbetare är effektiv i sin roll?

Rekryterings- och onboarding-processen är avgörande för den nya medarbetarens upplevelse av bolaget och ger stora effekter på hur resan framåt kommer att se ut. Allt fler tar nu fasta på detta och talar om vikten av en förstklassig introduktion för den nyanställde. Men hur effektiva är egentligen arbetssätten för rekrytering och onboarding och finns det sätt att få nya medarbetare att bli produktiva snabbare?

Gamla skolans onboarding är lika med en långdragen rekryteringsprocess utan digitala signeringsmöjligheter

Rekryteringsprocessen är den nya medarbetarens första möte med organisationen och därför är det viktigt att organisationen redan i detta skede har möjlighet att visa sina allra bästa sidor. Idag ställer allt fler, särskilt den yngre generationen, krav på digitala arbetssätt. Felrekryteringar är otroligt kostsamma och för arbetsgivare som inte kan erbjuda digitala arbetssätt är risken fem gånger högre att nyanställda slutar inom ett år. Därför är rekryteringen ett ypperligt tillfälle att visa den nya medarbetaren hur just er organisationen arbetar med digitala hjälpmedel. Dessutom gör det processen betydligt mer effektiv.

Ett exempel på detta är signeringen av avtal med en nyanställd. Länge har detta varit en fråga om att fysiska dokument ska förflyttas mellan och skrivas under av berörda parter. En administrativ syssla som ofta tar onödigt lång tid. Dessutom är det svårt att hålla reda på vem som gjort vad när dokumentet skickas fram och tillbaka mellan HR-avdelningen, den anställde och dennes chef. Sedan coronapandemins utbrott har denna korrespondens i många fall behövt ske via traditionell post vilket adderar ytterligare osäkerhetsmoment, frågor och onödig fördröjning. Har brevet verkligen kommit fram? Är avtalet signerat och returnerat? Vem har avtalet nu?

Om det däremot finns möjlighet för e-signering – att signera avtalet digitalt kan pappersexercisen och administrationstiden reduceras till ett klick på valfri mobil enhet – oavsett var parterna befinner sig geografiskt. Dessutom blir det lättare att få överblick över vilka som signerat och vilka som inte har det, så att påminnelser kan skickas ut till rätt personer.

Hur utnyttjar du tiden mellan rekrytering och första anställningsdag?

Efter att avtalet signerats har den nyanställde oftast en uppsägningstid på två till tre månader hos sin tidigare arbetsgivare. Länge har detta utgjort ett glapp i kommunikationen mellan den nyanställde och den nya arbetsgivaren. Allt fler inser nu värdet i att tillvarata denna tid före onboarding på ett bättre sätt. Så kallad preboarding.

Preboarding innebär att den nyanställda före anställningsdagen kan lära känna verksamheten och organisationskulturen och på så sätt får en chans att skapa inblick i sitt nya arbetsliv. HR-lösningar i framkant erbjuder möjlighet för nyanställda att innan de påbörjar sin anställning att få tillgång till personalhandbok så att de kan läsa in sig på organisationen, rollen, pensionsfrågor, förmåner och så vidare. Kunskap som den nya medarbetaren annars hade behövt tillgodogöra sig efter anställningsstart, vilket adderar tid innan denne är produktiv i sitt arbete. Att tillgängliggöra sådan information gör onboarding-processen både snabbare och smidigare.

Onboarding svår att överblicka utan samordnad process

De flesta som gått igenom en onboarding-process känner nog igen den checklista av saker som ska gås igenom under introduktionstiden. Den nyanställde ska gå på hälsningsrunda och presenteras för de olika avdelningarna och ta del av en uppsjö olika typer av presentationsmaterial för att lära känna organisationen. Det handlar även om att den nya medarbetaren ska tilldelas telefonabonnemang, passerkort, dator och mejl samt alla de behörigheter till system som ska administreras. Kort och gott – den nya medarbetaren måste få tillgång till alla de saker som är kopplade till rollen och som behövs för att kunna utföra och lära sig sina arbetsuppgifter.

Problemet med denna process är att den inte behandlas som en process utan som isolerade moduler av insatser. Detta skapar problem på flera olika nivåer. De punkter som finns på checklistan blir med detta tillvägagångssätt inte samordnade och det är svårt att få en överblick över vad som är gjort och inte gjort. Varje moment kräver uppmärksamhet från olika delar i organisationen och utan att processen koordineras tar allt mycket längre tid och den nya medarbetaren kan inte arbeta effektivt i sin nya roll. I anställningsintensiva bolag med exempelvis många timanställda som fort måste ut i arbete eller bolag där särskilda behörigheter krävs för att den anställde ska få arbeta, blir den tid som går förlorad kännbar.

Om arbetet med onboarding är fullt ut digitaliserat och alla delmoment integreras i en och samma process ökar effektiviteten radikalt. I en sådan digital onboarding är alla individuella insatser spårbara och det blir därför tydligt för alla berörda parter – anställd, chef och HR ­– om något som ska göras kvarstår. Genom automationer fördelas arbetsuppgifterna till respektive stödfunktion ­– IT, lön, reception och så vidare. Digitala notifikationer går sedan ut med information om vad som ska förberedas och till vem samt om någon insats i den anställdes onboarding-process släpar.

Om den digitala onboardingen görs på rätt sätt kan arbete som tidigare tog dagar istället blir en fråga om timmar.

I denna e-bok har vi samlat exempel på de kostnader som uppstår genom användandet av föråldrade system för HR och lön – och hur du kan komma tillrätta med dem i mer moderna lösningar. Tillsammans med vår Business Case-kalkylator kan du också räkna mer exakt hur ett business case skulle se ut för din organisation.  
 
I vår e-bok kan du läsa mer om:

• Manuell löneadministration 
• Mobila  och  smarta  system med AI
• Internt engagemang med tydlig förändringsledning
• Att frigöra tid för strategisk HR samt total cost of ownership (TCO)
• Onboarding – tid innan nyanställda blir produktiva 
• Exempel på hur du kan räkna på kostnaderna för HR och lönesystem

Vi vill även tipsa om artiklarna:

Ledighet under midsommarafton?

Psykisk ohälsa är den vanligaste orsaken till sjukfrånvaro – nu kommer nya föreskrifter

Kan en ledare be om ursäkt?