Administration, Espresso House admin

En espresso utan administration, tack!

Espresso House är Nordens ledande kaffekedja med fler än 460 caféer utspridda över stora delar av Sverige, Norge, Finland, Danmark och Tyskland. En framgångssaga som påbörjades 1996 av paret Elisabet och Charles Asker i Lund, de hade rest mycket i USA och inspirerades av Starbucks som växte snabbt på andra sidan Atlanten. Espresso House har därefter växt snabbt och 2016 köptes kaffespecialisten Johan & Nyström som idag rostar kaffet med visionen att leverera världens bästa kaffe till världens bästa gäster.

Den höga tillväxttakten innebar att Espresso House växte ur sitt gamla lönesystem och mängden administration ökade. Vid valet av en ny leverantör var det viktigt att systemet låg i framkant rent tekniskt och att det var möjligt att ha moderna integrationer med en så hög grad av automation som möjligt. En stor del av företagets 6000 baristor är unga och har sitt första jobb hos Espresso House, många gör karriär internt eller går vidare externt vilket skapade utmaningar för löneavdelningen och slukade tid till administration.

Mängden administration minskade drastiskt

Valet föll på Aditros lönesystem och nu har kaffekedjan en specialbyggd tids- och HR-integration vilket gör att alla anställningar läses av dagligen. Det innebär att när en anställd byter från timanställning till månadsanställning, månadsanställning till timanställning eller till en behovsanställning justeras det automatiskt från HR-systemet till lönesystemet så att slutlönen blir korrekt. Tidigare knappade löneavdelningen in både slutlönen och anställningsbyten manuellt, vilket de slipper göra idag.   

Vi har intervjuat Anna Mårtensson, Head of Payroll Espresso House som berättar om hur det gamla systemet medförde allt mer administration och tog allt fler resurser i anspråk i takt med att de växte. Många av de större konkurrenterna har ett franchisesystem som gör att ansvaret för lön och HR hamnar lokalt hos franchisetagarna, men Espresso House äger varje shop. I takt med att kedjan etablerades på fler platser ökade även antalet anställda. Anna berättar att de yngre generationerna ställer allt högre krav på att lön- och tidssystem ska vara: appbaserat, molnbaserat samt enkelt och smidigt – på de här punkterna levererar Aditro enligt Anna. När vi bytte lönesystem reagerade flera av våra anställda dessutom på att vi fick så fina lönespecifikationer via Kivra som är en integrationspartner med Aditro. Mitt största argument för att använda Aditro är att de ligger i framkant med tekniken, vilket är viktigt i en lönevärld som utvecklas ständigt och allt snabbare.

Löpande uppdateringar

Anna anser att Aditro är på tårna och uppdaterar Espresso House löpande. Detta sattes verkligen på prov under våren 2020 när det med kort varsel kom regeländringar från regeringen om bl.a. korttidspermitteringar, karensavdrag och sjuklön. Aditro försåg oss löpande med information och lösningen har varit bra, lite omständlig men inte alls så mycket som jag trodde. Aditro visade ett stort intresse för vårt behov och tillsammans har vi sytt ihop en bra lösning.

Jag känner att jag kan lita på Aditro, de är kunniga och följer med i allt som händer i lönevärlden och i Sverige

Om Espresso House
Antal anställda: ca 4500 anställda i Sverige (7000 totalt i Espresso House Group)
Grundades: 1996
Platser: Verkar i 5 länder med ca 460 kaféer och 6000 baristor.
Vision: Leverera världens bästa kaffe, till världens bästa gäster
Aditroprodukter: Aditro Lön & Lönespecifikation via Kivra

Vill du veta hur SD Worx kan minska er adminbörda?