Capio S:t Görans Sjukhus AB – Ett nära samarbete för enklare HR- och löneadministration

Capio S:t Görans Sjukhus stod inför utmaningen att hitta ett modernt löne- och HR-system. De sökte en lösning för både offentlig- och privat sektor. Målet var att täcka in och hantera tusentals anställda, över 100 lokala överenskommelser och fem olika kollektivavtal i ett system. ”Det krävde verkligen stor kapacitet och SD Worx (tidigare Aditro) levererade”, berättar lönechefen Rose-Marie Huldén.

Rose-Marie Huldén har arbetat på Capio S:t Görans Sjukhus sedan hösten 2019. Samtidigt som hon påbörjade sin tjänst stod de inför ett stort skifte av sitt löne- och HR-system.

– Jag ansvarar för att 2500 personer får ut sin lön korrekt varje månad. I och med att det jobbar bland annat lokalvårdare, servicepersonal, vårdpersonal, läkare och tjänstemän hos oss så har vi många olika avtal att hantera.

Vissa sektorer går under privata kollektivavtal, andra går under offentliga. Sedan finns det tjänster där ob-tillägg är inkluderat medan andra har anpassade avtal. Dessutom går olika avdelningar under skilda scheman, som i vissa fall ändras under 8-veckorsperioder. Dessa skilda villkor innebär en invecklad löneadministration.

– Vårt gamla system var långsamt och utdaterat. Mitt team la onödig tid på att göra manuella listor med extratillägg och arvode eftersom det inte gick att göra detta automatiskt i systemet. Vi behövde ett modernt och automatiserat system som kunde anpassas efter våra beräkningsbehov och samverka med ett externt tidsrapporteringssystem som vi använder, berättar Rose-Marie.

Anpassningsbara och skräddarsydda lösningar

De fann lösningen i HR-systemet SD Worx HR och lönesystemet SD Worx Lön. År 2019 påbörjades samarbetet. SD Worx tog ett helhetsgrepp om verksamheten och gjorde en noggrann förstudie innan de satte igång implementeringen.

– De studerade våra interna processer, alla avtal och lokala överenskommelser. Samtidigt utförde man internt intervjuer med nyckelpersoner på olika avdelningar, berättar Rose-Marie. Den genomlysningen gjorde att man upptäckte avtal och praxis som tidigare inte funnits dokumenterade på ett korrekt vis.  

Förstudien la grunden för en stabil och skräddarsydd lösning där SD Worx HR och SD Worx Lön anpassades så att de enkelt kunde samverka med både Capio S:t Görans Sjukhus egna rutiner och deras externa system för tidsrapportering.

– SD Worx var tydliga och samtidigt lyhörda mot vad vi behövde. De kom med egna förslag på lösningar och jag kunde lita helt på att de var insatta och visste vad de gjorde. Det kändes tryggt hela vägen.

Flexibelt samarbete under Covid-19

Men mitt under implementeringen bröt Covid-19 ut. Capio S:t Görans Sjukhus som är ett av Stockholms fem akutsjukhus ställdes under en enorm press. Pandemin påverkade stora delar av sjukhusets personal och många anställda fick byta arbetsuppgifter med kort framförhållning. Även de administrativa avdelningarna som lön- och HR-avdelningen kände av effekterna av den ökade belastningen.

– Vi behövde ta fram snabba lösningar för de krisavtal som skulle implementeras. Alla sommarscheman skulle förändras och nya temporära lösningar skulle ritas upp manuellt. Ingen hade arbetat under en sådan här situation tidigare.

Under tiden fick arbetet med de nya systemen sättas åt sidan. SD Worx fokuserade då på att underlätta så mycket som möjligt under krisen.

– Man kan inte fokusera på nya processer när man räddar liv, och det förstod SD Worx snabbt, säger Rose-Marie. De fanns hela tiden som stöd utan att pressa på. Och samarbetet fungerade fantastiskt när vi kunde påbörja det igen under restriktionerna. Vi har haft återkommande möten via teams och på telefon. SD Worx har hela tiden funnit där för att ge stöd om något händer.

Stabila tjänster för framtidens utmaningar

I höst har Capio S:t Görans Sjukhus ett välfungerande och användarvänligt lönesystem och HR-system som underlättar arbetet för både personal och chefer. SD Worx Lön fungerar friktionsfritt med det externa tidsrapporteringssystemet.

– Nu kan äntligen min avdelning arbeta med det de ska, istället för att sitta och göra onödigt manuellt arbete. Våra lönekonsulter kan enkelt bygga egna, överblickbara rapporter som ger oss ett stort värde. Och de får en snabb överblick på allas anställningsformer och vilka vikariat som snart löper ut.

Det nya HR-systemet SD Worx HR gör det möjligt för HR att enkelt komma åt anställningsavtalen. På så vis kan de bland annat säkerställa att alla chefer har fått med rätt uppgifter i avtalen och de kan signera dem digitalt och få en överblick på vilka anställningar som avslutats.

Eftersom SD Worx Lön och SD Worx HR är tillgängliga via appar och webb får alla anställda och chefer tillgång till systemen oavsett var de befinner sig.

– Tidigare var vi beroende av VPN-datorer. Nu kan alla godkänna sina löner, ansöka om föräldraledighet och semestrar på en och samma lättillgängliga plattform. Det underlättar jättemycket för oss.

Capio S:t Görans Sjukhus känner sig trygga med att de har investerat i säkra system som är anpassat efter deras behov nu och som även kommer att hjälpa dem framåt. Om en ny kris återkommer är de redo.

– Jag hade inte kunnat vara nöjdare, SD Worx har motsvarat mina förväntningar till 100%, säger Rose-Marie. De har konsulter som vågar säga ifrån och komma med egna förslag och rekommendationer. Och de har varit väldigt tillmötesgående under hela processen. För mig känns SD Worx experter som mina egna kollegor.

Ett skräddarsytt urval av tjänster
Capio S:t Görans Sjukhus har idag SD Worx Lön och SD Worx HR. Deras lösning innefattar tjänsterna Salary Review, Expense och People. Samt apparna: Daily och Manager. Du kan läsa mer om våra tjänster här.