En espresso utan administration, tack!

Espresso House är Nordens ledande kaffekedja med fler än 500 caféer utspridda över stora delar av Sverige, Norge, Finland, Danmark och Tyskland. En framgångssaga som påbörjades 1996 av paret Elisabet och Charles Asker i Lund, de hade rest mycket i USA och inspirerades av Starbucks som växte snabbt på andra sidan Atlanten. Espresso House har därefter växt snabbt och 2016 köptes kaffespecialisten Johan & Nyström som idag rostar kaffet med visionen att leverera världens bästa kaffe till världens bästa gäster.

Den höga tillväxttakten innebar att Espresso House växte ur sitt gamla lönesystem och mängden administration ökade. Vid valet av en ny leverantör var det viktigt att systemet låg i framkant rent tekniskt och att det var möjligt att ha moderna integrationer med en så hög grad av automation som möjligt. En stor del av företagets 6000 baristor är unga och har sitt första jobb hos Espresso House, många gör karriär internt eller går vidare externt vilket skapade utmaningar för löneavdelningen och slukade tid till administration.

Anna Mårtensson, Head of Payroll på Espresso House, berättar om att det tidigare hade stora utmaningar när medarbetarna bytte tjänst internt, men att det fungerar smidigt och enkelt efter bytet till SD Worx lönehantering. "Vi har en integration från vårt HR-system. När informationen kommer därifrån, sköter SD Worx i stort sett hela skiftet mellan tjänsterna, säger Anna.

Mängden administration minskade drastiskt

Valet föll på SD Worx lönesystem och nu har kaffekedjan en specialbyggd tids- och HR-integration vilket gör att alla anställningar läses av dagligen. Det innebär att när en anställd byter från timanställning till månadsanställning, månadsanställning till timanställning eller till en behovsanställning justeras det automatiskt från HR-systemet till lönesystemet så att slutlönen blir korrekt. Tidigare knappade löneavdelningen in både slutlönen och anställningsbyten manuellt, vilket de slipper göra idag.   

Det gamla systemet medförde allt mer administration och tog allt fler resurser i anspråk i takt med att de växte. Många av de större konkurrenterna har ett franchisesystem som gör att ansvaret för lön och HR hamnar lokalt hos franchisetagarna, men Espresso House äger varje shop.

Integrerat med HR-systemet

I takt med att kedjan etablerades på fler platser ökade även antalet anställda. Anna berättar att de yngre generationerna ställer allt högre krav på att lön- och tidssystem ska vara app-baserat, molnbaserat samt enkelt och smidigt – på de här punkterna levererar SD Worx enligt henne. När vi bytte lönesystem reagerade flera av våra anställda dessutom på att vi fick så fina lönespecifikationer via Kivra, som är en integrationspartner med SD Worx. 

"Känns som en familj"

Anna uppskattar samarbetet med SD Worx och berömmer våra medarbetares stora kunskap, att vi ständigt uppdaterar och har ett nytänk. "De är inte främmande för att tänka utanför boxen. Jag känner mig väldigt trygg med att SD Worx löser våra utmaningar", fortsätter Anna.

"Det känns lite som en familj", säger Anna och ler. "Man vet vilka det är som sitter i supporten och det känns som vi är kollegor. Vi har även god kontakt med de konsulter som gjort specialbeställningar till oss, har jag bra kontakt med och känner att det bara är att ringa om det skulle vara någonting."  

Löpande uppdateringar

Anna anser att SD Worx är på tårna och uppdaterar Espresso House löpande. Detta sattes verkligen på prov under pandemi-våren 2020 när det med kort varsel kom regeländringar från regeringen om bland annat korttidspermitteringar, karensavdrag och sjuklön. "SD Worx försåg oss löpande med information och lösningen har varit bra, lite omständlig men inte alls så mycket som jag trodde. SD Worx visade ett stort intresse för vårt behov och tillsammans har vi sytt ihop en bra lösning."

I framkant med tekniken

De största argument för Espresso House att använda SD Worx är att vi ligger i framkant med tekniken, vilket är viktigt i en lönevärld som utvecklas ständigt och allt snabbare, inte minst med tanke på den yngre generationens förväntningar. ”Jag känner att jag kan lita på SD Worx, de är kunniga och följer med i allt som händer i lönevärlden och i Sverige”, avslutar Anna.

Om Espresso House

Antal anställda: ca 5000 anställda i Sverige (7000 totalt i Espresso House Group)
Grundades: 1996
Platser: Verkar i 5 länder med ca 500 kaféer
Vision: Leverera världens bästa kaffe, till världens bästa gäster
SD Worx produkter: SD Worx Lön & Lönespecifikation via Kivra