Region Östergötland ser fram emot tidsbesparingar

Region Östergötlands ser fram emot stora tidsbesparingar att slippa dubbelarbete när deras nya lönesystem från SD Worx är implementerat. Med implementeringen av de nya lösningar räknar Region Östergötland med en betydande minskning av administration kopplat till schemaläggning samt att undvika dubbelregistrering av schema.

Region Östergötland har ungefär 15 000 anställda och ansvarar för regionens hälso- och sjukvård, den regionala utvecklingen och kollektivtrafiken. Deras verksamheter kostar årligen cirka 22 miljarder kronor, där en stor andel är lönen till de anställda. Därför är det väldigt viktigt att ha bra systemlösningar som stöttar.

Likt många andra regioner och kommuner hade man identifierat ett behov av att modernisera och effektivisera verksamheten. Därför var det dags för ett nytt HR- och lönesystem som stöttar regionen med arbetsuppgifter kopplade till lön och personal. I början av 2024 stod det klart att SD Worx vunnit upphandlingen av Region Östergötlands nya lönesystem.

Var i behov av ett nytt HR- och lönesystem

Då man haft samma system sedan 1998, var Region Östergötland i behov av en ny lösning för att möta kraven och önskemålen som finns idag. Under 2022 genomförde regionen en omvärldsbevakning av lönesystem för regioner tillsammans med en oberoende extern part.

Man såg ett behov av att vara föränderliga och skalbara gällande tekniska lösningar inom HR. Regionen omfattar flera olika yrkesgrupper och verksamheter, därför bör systemstöden kunna anpassas lokalt utan att det förändrar produkten och tjänsterna i grunden. Möjlighet att integrera mellan system och att exportera HR-data var andra delar som premierades.

Rätt system för dagens utmaningar

Linus Lanker, HR-strateg på Region Östergötland berättar att regionens målbild var att skapa en effektiv och trygg verksamhet där alla stöttas av de olika systemen och inte upplever dem som en belastning. Man la stor vikt vid funktion, användbarhet och implementering vid upphandlingen. Den ekonomiska biten spelar förstås alltid in, kostnaden måste kunna motiveras med mervärden såsom effektivisering och kvalitetsförbättring.

"Vi ska ha 'rätt system, inte ett system' brukar vi säga. Vi var inte på jakt efter en monolitlösning utan ville istället hitta det system som hjälper oss bäst i dagens värld, utan att fastna i gamla arbetssätt", förklarar HR-strategen Linus. 

Stora kommande tidsbesparingar

När implementationen av SD Worx system är genomförd ser Region Östergötland fram emot en flexibel och skalbar lösning, och stora framtida vinster tack vare investeringen.

"Idag gör vi mycket dubbelarbete, till exempel behöver vi föra över förändringar i schemaläggning manuellt, det kommer vi slippa. Vi vet också att vi kommer få till en smidigare anställningsprocess än den vi har idag. Vår målbild är att automatiseringar och integrationer kommer ge oss otroliga tidsbesparingar", säger Linus.

Med SD Worx lösningar räknar man med en betydande minskning av administration vid schemaläggning och att slippa dubbelregistrering av schema. Linus Lanker förklarar att en av faktorerna till att de valde SD Worx är att de ville ha en leverantör som framtidssäkrar och utvecklar sin produkt.

Nytänk vid upphandlingen

"Vi valde att kravställa något annorlunda när det var dags att upphandla en ny lösning. Vi var ganska hårda med att vi ville ha en lösning som vi kunde se en framtid i och att den erbjöd effektiva integrationer", berättar Linus.

Region Östergötlands kravställning öppnade upp för att fler leverantörer kunde vara med i upphandlingen. "Konkurrens är bra, det behövs fler aktörer på marknaden. Det är hela syftet med lagen om offentlig upphandling, att den ska bidra till en sund marknad. Det gör också att man som leverantör av systemlösningar måste utveckla sig och anstränga sig för att bli bättre", avslutar Linus Lanker på Region Östergötland.

För oss på SD Worx innebär avtalet med Region Östergötland lite av en comeback på marknaden för offentlig sektor. Vi ser fram emot att erbjuda våra lösningar till fler regioner och kommuner där vi ser stora potentiella vinningar inom HR och lön.