"Det bästa med att jobba med SD Worx är att jag inte behöver vara orolig den 25e varje månad när lönen ska betalas ut."
Ralf Lindgren, Ansvarig för Lön och Förmåner, Skandia
Skandia – En långsiktig relation med säkra löneleveranser
När Skandia skulle hitta en ny löneleverantör var det en långsiktig relation som stod högst upp på listan. Att säkerställa månatliga löneutbetalningar är en av de viktigaste processerna inom en organisation och då krävs det att samarbetet är grundat i tillit. Skandia efterlyste en leverantör med öppen och transparant kommunikation som dessutom var integrerad med deras nya kärnsystem för HR-masterdata, Workday.
“Innan vi gick över till SD Worx så hade vi en person som i stort sett jobbade heltid med löneleveransen. Även om den var outsourcad till en löneleverantör så kräver det ganska mycket,” berättar Ralf Lindgren, ansvarig för lön och förmåner på Skandia.
Administration av HR- och lön tar väldigt mycket tid, speciellt om det ska göras manuellt. Manuellt arbete är dessutom riskfyllt då det ökar chansen för att mänskliga misstag begås. När Skandia gick över till SD Worx kunde de istället lägga sin tid på huvudverksamheten, men ändå vara säkra på att lönen betalades ut.
“Med SD Worx så har både kvalitén gått upp och vår egen tidsåtgång har gått ned ganska mycket och det skulle jag säga kanske är det viktigaste, att vi kan fokusera på de sakerna som vi är bra på och SD Worx kan fokusera på lön,” fortsätter Ralf.
Gjuter olja på vågorna med en tydlig strategi för support
Skandia är ett av de mest välkända företagen i Sverige och är ett ledande bolag inom tjänstepension, pension, sparande och investeringar. Deras ungefär 2200 anställda sitter framförallt i Stockholm, Göteborg, Sundsvall och Linköping men de har även mindre kontor i stort sett över hela landet. Med så många anställda på så många olika platser behövde Skandia verkligen kunna lita på sin lönepartner.
“När vi gick över till SD Worx gjorde vi en ordentlig upphandling där vi bjöd in alla större löneleverantörer i Sverige. Anledningen till att vi valde SD Worx var bland annat för att de hade en väldigt tydlig strategi för support. De hade en genomtänkt lösning på vilka vi skulle ha direkt kontakt med,” säger Ralf.
Genom tät kontakt och snabba uppföljningar kan Skandias dagliga verksamhet fortlöpa utan större avbrott. Mötena skapar en struktur där eventuella problem eller onödiga utgifter fångas upp innan de har hunnit utvecklas.
“Vi har en mängd olika möten med SD Worx, både formella och informella. Vi har driftsmöten inför varje lönekörning, vi har styrgruppsmöten för att stämma av hur alla lönekörningarna har gått men också lite grann hur ekonomin går så den inte springer iväg och sen träffas vi två gånger om året för att se om vi kan förbättra våra processer.”
Proaktivt arbete och flexibilitet vid förändringar
Inte nog med att kontinuerliga möten gör att praktiska hinder kan tas upp i tid, utan det skapar också tillfälle för SD Worx att lära känna Skandias behov. På så sätt kan SD Worx skräddarsy lösningar för vad just Skandia behöver, innan de ens själva vet det.
“Det jag uppskattar mest med SD Worx skulle nog vara deras proaktivitet. Vi skickar in ärenden och ibland dyker det upp frågor som vi inte själva har tänkt på och då får vi alltid ett telefonsamtal eller ett mail tillbaks som frågar ‘hur ska vi hantera det här?’,” säger Ralf.
Dessutom håller SD Worx Skandia uppdaterade kring nya bestämmelser och arbetar förebyggande ifall större förändringar skulle ske i framtiden.
“Det skapar betydligt mindre frustration från medarbetare eftersom det blir rätt direkt. Så det är den ena saken, den andra saken är också proaktivitet med när det gäller förändringar på marknaden, via skattelagstiftning eller liknande, då skickar också SD Worx ut ny information.”
Rekommenderar SD Worx som en trygg löneleverantör
SD Worx och Skandia har arbetat tillsammans sedan 2018 och förutom att SD Worx sköter samtliga löneutbetalningar, så har Skandia även sin tidsrapportering hos SD Worx. Det innebär att alla Skandias medarbetare rapporterar sin tid i SD Worx system. Eftersom systemen för både lön och tid är inom SD Worx applikationsmiljö, blir det både tryggt och säkert.
“Jag tycker att andra bolag ska jobba med SD Worx framför allt om man vill ha en trygg löneleverantör. Det vill säga om man vill säkerställa att lönen kommer varje månad och att det inte är några större fel eller konstigheter,” säger Ralf.
Även om hinder har dykt upp har Skandia kunnat luta sig tillbaka på att SD Worx arbetar hårt för att leverera det som utlovats. Det viktigaste i samarbetet har varit en snabb och direkt dialog som kommer fortsätta att gjuta olja på vågorna.
“Sen måste jag också lägga till att om eller när det uppstår konstigheter så har SD Worx varit väldigt snabba med att göra extra utbetalningar eller säkerställa att lönen har blivit rätt, och för mig är det det viktigaste, att lönen betalas ut varje månad,” säger Ralf.
Skandia har idag SD Worx Lön, SD Worx Tidrapportering och SD Worx lösning för integrering med Workday. Läs gärna mer om SD Worx HR– och lönetjänster!
Du kan också höra av dig direkt till oss om du vill diskutera hur vi kan hjälpa dig att framtidssäkra din lönehantering.
Vill du också få en framtidssäkrad lönehantering?
Vill du veta hur du också kan få en modern och effektiv lönehantering som är långsiktigt hållbar och bara fungerar – just WorX?