5 tips till CFO:n för ett lyckat förändringsarbete och en modern ekonomifunktion

För att du som CFO ska lyckas skapa lönsamhet, effektivisera verksamheten och ta det nödvändiga ansvaret för organisationens digitaliseringsarbete framåt är det viktigt att göra rätt från början. Nyckeln till en framgångsrik förändring är att först få en tydlig bild av nuläget och vad man vill uppnå med förändringen och därefter sätta en plan framåt.  

Här är 5 framgångsfaktorer du kan ta med för att lyckas med ditt förändringsprojekt: 

1. Förankra förändringsarbetet  
   Innan förändringsarbetet börjar är det viktigt att förankra varför det görs. Bygg argument för att få med dig organisationen från början. En studie från Brilliant visar att de företag som har engagerade medarbetare i genomsnitt har en lönsamhet på 7,25 %, medan företag med ofokuserade och oengagerade medarbetare bara har en lönsamhet på 0,77%. Det är därför viktigt att alla inblandade förstår vad som behöver göras och vet vad som förväntas av dem. Stäm av att alla känner till målen och förväntningarna, ta vara på deras insikter och förslag, och kom ihåg att belöna framgångarna. När alla är delaktiga blir de inspirerade och kan bidra med initiativ och lösningar. 

2. Avsätt gott om tid 
   Förändringar sker inte över en natt. Det kräver tålamod och uthållighet. När den första entusiasmen har lagt sig är det viktigt att du fortsätter informera organisationen vad som händer i förändringsprocessen. Det menar Andrew Cocks som är organisationskonsult med 20 års erfarenhet av förändringsarbete. Enligt Cocks behöver du se till att dina medarbetare har resurserna och motivationen att förbli engagerade under hela förändringsresan. Skapa gärna en projektgrupp med beslutsfattare som kan behöva vara involverade, till exempel VD, HR-chef, inköpschef och IT-chef.  

3. Vilka processer ska digitaliseras? 
   Vet du vilka processer ni ska digitalisera? Det är bra att inventera de processer ni har som tar mest tid, riskerar att generera flest fel, eller behöver upprepas med jämna intervall och börja med dem. Genom att kartlägga processerna noggrant och lägga ner mycket tid på att granska alla flöden i företaget undviker du «falsk digitalisering». Falsk digitalisering uppstår när en uppgift eller process verkar fungera i ett system, men när det i verkligheten finns fel eller brister i systemintegrationen som måste korrigeras eller kvalitetssäkras manuellt. Om bara en del av processen digitaliseras kommer du inte att uppnå annat än att flytta den manuella delen till en annan fas av processen. Här kan du läsa mer om falsk digitalisering. 

4. Ge inte upp  
   De potentiella vinsterna med att ställa om till den moderna ekonomifunktionen är stora. Samtidigt krävs både resurser, tid och erfarenhet. Men det är viktigt att inse att förändring är en process och det tar tid att bli vältränad – jämför med ett träningspass. Underskatta inte att detta är ett svårt och stort projekt som ska rulla jämsides med vanliga verksamheten. Börja automatisera ”lågt hängande frukter” och gör hellre fler, små och enklare projekt än ett större och längre. Fastna inte i detaljer, lyft blicken och se de stora flödena, där det finns störst fördelar. Låt automatiseringen ske steg för steg med mindre mål och små segrar. Ett tips kan vara att fokusera mindre på tekniken och mer på att sätta rätt förväntningar på projektet. 

5.  Extern hjälp? 
   Överväg om du ska ta in extern hjälp eller om arbete ska läggas ut på en outsourcingleverantör. Det ger avlastning och frigör tid till det strategiska och verksamhetsstödjande arbetet, samt säkerställer att ekonomifunktionen är rustad för framtiden. Många CFO:er upplever att de har svårt att fokusera ensamma på förändringsprojektet och då kan det vara skönt att ha med sig en partner som har erfarenhet av liknande projekt, som tänker långsiktigt och levererar kvalitet efter dina behov så att du som CFO kan driva förändringsarbetet lyckosamt.