Efterlevnad av lagar och regler kring lön när ni expanderar

I takt med att företag utökar sin personalstyrka och går in på nya internationella marknader växer utmaningen och vikten av att upprätthålla efterlevnaden av lagar och regler kring lön exponentiellt. Vår nya undersökning visar att efterlevnad av lagar och regler utgör den största investeringen i lönehantering för många företag.

Tätt därefter kommer investeringar i att stärka säkerheten för lönedata, en kritisk aspekt med tanke på hur känslig löneinformationen är. Dessa investeringar är grundläggande för att skydda ditt företag mot ekonomiska påföljder och för att skydda anställdas uppgifter mot intrång.

När företag växer, särskilt när de passerar 500 anställda, förändras ofta förhållandet mellan lönepersonal och anställda dramatiskt. Denna förändring kan potentiellt öka arbetsbelastningen och medföra efterlevnadsrisker om den inte hanteras på rätt sätt. HR- och Ekonomichefer måste inse dessa förändringar och planera därefter - oavsett om det handlar om att förstärka teamet, integrera avancerade programvarulösningar eller söka externt stöd är proaktiv planering nyckeln till att minska riskerna och säkerställa efterlevnad mitt i lönekomplexiteten.

Utöver tekniken är det avgörande att investera i omfattande stöd för efterlevnad. Detta inkluderar fortlöpande utbildning för lönepersonal - en investering som enligt vår undersökning görs av var fjärde arbetsgivare.  Dessutom är det viktigt att söka råd från experter på efterlevnad och juridik, och eventuellt anlita specialiserade rådgivare för internationella lagar. Dessa steg säkerställer att regelefterlevnad integreras i löneprocessen och inte bara blir en eftertanke.

För många företag krävs systemförändringar för att uppnå verklig efterlevnad av lönekraven. Det kan handla om att omstrukturera löneavdelningen, integrera nya roller som enbart fokuserar på regelefterlevnad eller till och med förändra företagskulturen så att regelefterlevnad prioriteras på alla nivåer. Sådana systemförändringar bidrar till att göra efterlevnad till en del av den dagliga verksamheten.

När företag expanderar internationellt kan konsolidering av lönefunktioner med färre, mer kompetenta partners effektivisera verksamheten och förbättra efterlevnaden.  Att välja en partner som kan hantera löner i flera länder enligt olika regelverk kan leda till effektiviserade processer, kostnadseffektivitet och tydligare kommunikationskanaler.

Vår undersökning visar att den vanligaste anledningen till att använda AI för lönehantering är att övervaka lagstiftning. Framtida tillämpningar kan omfatta prediktiv analys av efterlevnad, som kan förutse potentiella överträdelser av efterlevnad innan de inträffar, samt automatiserade uppdateringar av lönesystem när nya lagar träder kraft.

Skalbar efterlevnad av lönelagstiftningen 

För HR-cheferna är tre nyckelfaktorer avgörande för skalbarhet för efterlevnad av lönekrav:

• Kontinuerligt lärande: Uppmuntra till fortlöpande utbildning kring lagar och regler, särskilt i internationella sammanhang om ditt företag är internationellt.
• Utnyttja tekniken: Utnyttja kraften i AI och robusta lönesystem för att automatisera och effektivisera efterlevnadsprocesserna.
• Starka partnerskap: Samarbeta med externa experter som kan ge insikter och stöd i efterlevnadsfrågor i olika jurisdiktioner.