Outsourca lönehanteringen eller behålla den internt?

Outsourcing av löner ses ofta som en bra lösning för företag av alla storlekar. Och det är i många fall ett mycket bra alternativ. Lönevärlden är komplex och det kan vara en trygghet att lämna allt i händerna på en expert, oavsett om det är en leverantör av lönetjänster eller helt enkelt en smart programvara.

85% av de svenska företagen sköter lönehanteringen delvis internt och delvis externt.

Det finns många fördelar med att lita på experter och teknik. Att minimera antalet fel i löneutbetalningarna och spara tid åt HR-teamet är bara början. Rätt löneleverantör bör erbjuda mycket mer än operativ effektivitet och efterlevnad av lagar och regler. Med löneoutsourcing kan du fokusera på din kärnverksamhet, och du har en trygghet i att lönen hanteras utan att du behöver oroa dig över att ha rätt kompetens internt.

I många organisationer kan det finnas en tveksamhet kring outsourcing av löner på grund av rädsla för att förlora kontrollen över och insynen i löneprocesserna. Men med rätt leverantör som har en tydlig styrningsmodell har du ett partnerskap där du drar nytta av expertisen i det operativa arbetet men ändå har insyn via strategiska och taktiska möten. Vid löneoutsourcing får du även nytta av de kunskaper och erfarenheter som leverantören får via sina andra kunder och du får därmed en effektivare lönehantering. Löneoutsourcing är en försäkring så du slipper oroa dig när personal med viktig kompetens blir sjuk, slutar, går på föräldraledighet eller bara ska ha semester.

Att sköta lönehanteringen helt internt kan ge en känsla av bättre kontroll och större flexibilitet. Interna löneadministratörer kan anpassa processen efter sina egna preferenser och samtidigt tillhandahålla en skräddarsydd service till de anställda. 

Att hantera lönen via en molntjänst innebär att du inte behöver oroa dig för tekniken, den underhålls och är i drift. Förändringar kan göras snabbt om du har rätt kompetens internt, dock behöver du bygga upp den kompetensen eller använda dig av externa konsulter.

Den främsta nackdelen med att sköta lönen internt är sårbarheten om till exempel en medarbetare med teknisk expertis lämnar företaget.

Vår undersökning visar att även om 93% av de europeiska företagen hanterar löner internt i någon utsträckning, är det bara 46% som säger att deras interna personal är aktivt involverad i löneuppgifter och delprocesser. När man zoomar in och tittar på större organisationer med fler än 2 500 anställda stiger denna siffra betydligt till 54%. Om tillväxt står på agendan är det en god idé att samarbeta med externa experter som kan ge dig skalbarhet och flexibilitet.

Det är inte förvånande att de flesta europeiska arbetsgivare väljer en blandning av intern och outsourcad lönehantering. Det handlar om att hitta en balans mellan de två som uppfyller ditt företags unika behov, och att inte vara rädd för att justera den balansen efter behov. Rätt partner för outsourcing av lönehantering ska vara flexibel och kunna anpassa tjänsten efter dina behov. Leverantören bör arbeta med ditt team sida vid sida, dela med sig av kunskap generöst och ge dig möjlighet att vara flexibel.