3 viktiga grundstenar för en effektiv lönerevisionsprocess

Det årligt återkommande arbetet med lönerevision upplevs ofta tungt och tidskrävande. Med en tydligare struktur och bättre kontinuitet i processen kan du underlätta arbetet och undvika att revisionen drar ut på tiden.

Traditionellt sett ligger mycket av fokus i revisionen på detaljerna kring lön. Idag är revisionen också en viktig del inom strategisk HR, bland annat när det gäller att väga samman olika värderingsmodeller och mätetal för att få en samlad bild av företagets hela belöningsstruktur. En tydlig och sammanhållen process kan också bidra till ett närmare samarbete mellan HR och Lön. Ofta saknas dock en tydlig struktur, vilket gör att arbetet kan upplevas både tidkrävande och ineffektivt.

– Genom att planera och strukturera arbetet i tre tydliga delar: en före, en under och en efter själva revisionen i lönesystemet, blir processen både enklare och smidigare med mindre stopp på vägen. Innan själva lönerevisionen i systemet påbörjas måste alla förutsättningar och enskilda bedömningar om personer vara klara. Lönesamtalen utgör en viktig del i det förarbetet. Även resultat- och uppföljningsarbetet; ”så-här-blev-det”, bör hanteras som en egen delprocess, förklarar Christina Eriksson som träffar många företag i sitt arbete som applikationskonsult inom strategisk HR på SD Worx.

Med mer renodlade delprocesser minskar risken för att arbetet drar ut på tiden bara för att någon enskild person är ”sent ute”. Christina ger följande tre råd hur du undviker merarbete och skapar en mer effektiv process som gynnar hela företaget:

1. Uppdatera grundinformationen löpande i alla system

Det är inte ovanligt att företag inför den årliga lönerevisionen får lägga ner ett gediget arbete på att uppdatera data i HR-mastern så att rätt informationen och villkor ligger rätt i tiden på alla anställda. Det kan till exempel röra sig om ny chefsordning, undantag på grund av nyanställning, byten av tjänster eller villkor som skett sedan sist. Risken för att missa något på vägen är stor.

För att vara säker på att du har rätt grunddata över tid bör du istället skapa rutiner för uppdatering i alla system samtidigt, även om det är uppgifter som du kanske inte använder i det löpande HR- eller lönearbetet. När revisionen väl närmar sig är det avgörande att veta vem som är chef över vem i systemet, att informationen stämmer överens med verkligheten och att det är korrekt uppdaterat på alla ställen.

– Jag möter ofta kunder som vill ha hjälp med att starta upp årets arbete. Eftersom lönerevisionen bara görs en gång per år kan det vara lätt att glömma bort hur du ska göra för att säkerställa att allt ligger i fas i systemet. Det kan förutom kontroll av att grunddata är korrekt uppdaterad, handla om justering av beräkningsformler eller ändringar av procentsatser och liknande.

Genom att tänka mer långsiktigt och integrera de mer periodiskt återkommande arbetsmomenten med det som sker löpande under året, blir tröskeln lägre när det väl är dags för årets lönerevision.

2. Få en smidigare lönerevision med en strukturerad process

Processen ser relativt lika ut i olika organisationer. Skillnaderna ligger ofta i hur företaget värderar olika delar, vilken ordning man väljer att göra de olika stegen samt vilka moment som inkluderas i processen. Det viktigaste är att enas om en gemensam process inom företaget och hålla sig till den.

Gör du rätt sak i rätt ordning från början, samt delar upp arbetet i delprocesser, går det att hålla själva lönerevisionen tidsmässigt tight.

– Med en tydlig struktur och kortare process minskar också risken för att saker uppstår på vägen som kräver undantag. Då går uppdateringen i HR- och lönesystemen fort. Det är avvikelserna och avstegen som ställer till problem och gör att det drar ut på tiden.

Förbered det årliga arbetet genom att sätta upp rätt förutsättningar i systemen, kartlägg vad som kan uppdateras automatisk och vad som behöver hanteras manuellt. Gruppera och jämför förutsättningar för olika personalgrupper, lönevillkor etc. Komplexiteten varierar förstås beroende på antal avtalsområden, lönetyper, personalkategorier och antalet parallella processer du behöver ta hänsyn till. Syftet är dock detsamma, att renodla arbetsmomenten så att det går snabbt, enkelt och smidigt.

3. Sätt tydliga delmål i processen

En tredje nyckel för att få till en så effektiv och säker hantering som möjligt är att avgränsa och tidsätta de olika delprocesserna med tydliga beslutssteg.

Se till att alla inblandade är medvetna om och har accepterat de olika faserna, tidplanen och vad som förväntas av dem. Med tydliga delmål blir det lättare att följa och hålla ihop det strategiska HR-arbete som rör företagets belöningssystem. Genom att avgränsa blir delprocesserna kortare och därmed blir det också lättare att kontrollera och styra arbete. Se även till att mappa de olika stegen mot parametrar i HR- och lönesystemet.

Med ett strukturerat arbetsflöde och ett bra systemstöd, som följer de olika faserna före – under – efter själva revisionen, skapar du bättre förutsättningar för en väl fungerande och sammanhållen lönerevisionsprocess i ditt företag.