Bör bolag med hög komplexitet investera i system eller outsourca lönerna?

Att hantera löneadministration kan vara både tidskrävande och komplext, särskilt för stora företag med flera bolag inom koncernen. Genom att outsourca lönehanteringen till en extern specialist kan företag dra nytta av flera fördelar. Men ett smart lönesystem med automation kan också vara den rätta lösningen. Vad passar bäst för just ditt företag?

I denna bloggpost berättar Pernilla Fogelström Göransson, Senior Sales Executive på SD Worx, om de olika fördelarna med egen lönehantering i ett kompetent lönesystem respektive att outsourca sin lönehantering.

För att avgöra om en molnlösning för lönehantering är det bästa alternativet för ditt företags behov bör du först se till dina strategiska prioriteringar och dina interna resurser. Antalet anställda som för närvarande står på din lönelista är en viktig faktor, men du bör också se till framtiden och se till att du väljer en skalbar lösning som kan växa med ditt företag. Både molntjänster och outsourcing, till skillnad från tex en on-premiselösning, är vanligtvis utformade med skalbarhet i åtanke.

Lönesystem för företag med flera bolag

Med automatiserade löneprocesser får du snabbare och mer pålitliga löneutbetalningar – du minskar risken för mänskliga fel och lönerna betalas ut i tid. Lönesystemet gör det monotona arbetet åt dig, varje månad, varje årsskifte. Automation effektiviserar din lönehantering så HR- och löneadministratörer fokuserar på att stödja de anställda och lägga mindre tid på manuella uppgifter. 

Automation förbättrar löneprocessen genom: 

• Förbättrad kvalitet 
• Större säkerhet 
• Ökad snabbhet 
• Möjlighet att jobba mer preventivt för att motverka risker

För koncerner med många dotterbolag är det avgörande att ha ett lönesystem som kan hantera komplexiteten i flera juridiska enheter. Ett exempel på detta är Danir, en familjeägd IT-koncern med cirka 70 bolag, som valde att samarbeta med SD Worx för att effektivisera sin lönehantering. Cecilia Tibatt, HR & Lönechef på Danir, berättar: "Nu arbetar vi på ett smart och modernt sätt. Det sparar oss mycket tid."

Genom att implementera ett lönesystem som automatiserar många processer kan företag som Danir säkerställa korrekta och effektiva löneutbetalningar över hela koncernen.

"Jag kan nog tala för hela löneteamet att vi är väldigt nöjda. Tidigare hade vi hundratals rapporter som skulle göras manuellt, nu kan vi automatisera arbetet, så att vi bara trycker på en knapp så spottar systemet rapporter. Systemet arbetar dessutom medan vi sover", berättar Sara Widegård, Lönespecialist och systemägare, Danir.

Outsourcing av lön ger en trygghet i att lönen hanteras utan att du behöver oroa dig över att ha rätt intern kompetens. När du överlåter det till en leverantör med rätt expertis, frigör du tid så du och dina medarbetare kan fokusera mer på er kärnverksamhet. Leverantören åtar sig enligt avtal att leverera en eller flera HR- eller lönetjänster enligt definierade servicenivåer och arbetsvolymer. Leverantören tar också på sig risk och ansvar, inklusive hantering, efterlevnad, skalbarhet och allt det komplexa och tidskrävande administrativa arbete som detta innebär.

Att byta till en outsourcad löneservice betyder inte att du kommer att förlora all din interna erfarenhet inom lön. I vissa fall kan det faktiskt hjälpa dig att behålla kunskapen inom företaget.

Läs mer: Varför outsourca din lönehantering?

De viktigaste anledningarna till att våra kunder väljer löneoutsourcing:

1. Tidsbesparing: Genom att överlåta löneadministrationen till experter frigörs tid för HR-avdelningen och andra medarbetare, vilket möjliggör ett större fokus på kärnverksamheten.
2. Kostnadseffektivitet: Att anlita en extern leverantör kan vara mer kostnadseffektivt än att upprätthålla en intern löneavdelning, särskilt när man tar hänsyn till utbildning, programvaruuppdateringar och personalresurser.
3. Säkerställande av regelefterlevnad: Löneoutsourcing säkerställer att lagar och regler efterlevs, vilket minimerar risken för fel och eventuella påföljder.

Ekonomisk efterlevnad är ett av de svåraste områdena att hantera, särskilt om du sköter globala löner. Arbetslagstiftningen och skattemyndighetens krav förändras hela tiden och det är en ständig kamp att hålla sig uppdaterad. Att arbeta med en specialist på hantering av den här typen av tjänster innebär att du som kund kan lita på leverantörens ISAE3402-kontroller av finansiell efterlevnad, plus investeringar i löpande löneutbildning och karriärutveckling.

SSAB valde att byta till löneoutsourcing efter att tidigare hanterat lönen själva, Christine Bollvik, Ansvarig för HR Service, SSAB säger: ”På samma sätt som vi är bäst på stål, är vi inte bäst på allt som har med lönehantering och lönesystem att göra. Varför då inte överlåta det till någon som är proffs?”

Med cirka 6 000 tjänstemän och arbetare i Sverige är tidrapportering och lön två stora processer för stålföretaget SSAB. I över tjugo år hade de fördelat arbetet över tre lönekontor där de förlitade sig på stora, tunga datasystem som sköttes av utbildad, erfaren personal. Men när viktig specialistkompetens var på väg att försvinna, ställdes SSAB inför en ny utmaning: skulle de verkligen klara av att sköta HR-arbetet i den takt som behövdes?

"Vi blev tvungna att fundera på hur vi skulle kunna framtidssäkra lönehanteringen", berättar Christine Bollvik.

Vid val av lönesystem och outsourcingpartner är det också viktigt att tänka på både säkerhet och flexibilitet. Ett säkert system skyddar känsliga lönedata från obehörig åtkomst och cyberhot, samtidigt som det följer gällande dataskyddsregler. Flexibilitet är lika avgörande, eftersom behoven kan förändras i takt med att företaget växer eller omorganiseras.

Outsourcing erbjuder en rörligare kostnadsstruktur för löner som är mycket mer flexibel, ger bättre avkastning på investerat kapital och är skalbart i takt med att ditt företag utvecklas. 

Outsourcad lönehantering ökar ofta säkerheten. De kostnader och resurser för att säkerställa absolut säkerhet och korrekthet är ibland svåra för organisationer att hantera internt. Hos en pålitlig leverantör är sekretess, lagring och skydd av kunddata i enlighet med lagstiftning såsom GDPR en central del av lösningen.

Vad skiljer en kvalitetsleverantör av löner från andra? Se till att leverantören är ISO27001-certifierad, det är en internationell standard och en viktig indikator på att löneleverantören tar informationssäkerhet och behandling av dina uppgifter på allvar.

Att outsourca lönehanteringen och använda ett anpassningsbart lönesystem kan erbjuda betydande fördelar för företag, särskilt de med komplexa strukturer och flera bolag.