Därför blir totalkostnaden för ditt HR- och lönesystem högre med äldre lösningar

För de allra flesta som övervägt byte av HR- och lönesystem och vägt fördelar mot nackdelar står det sannolikt klart att molntjänster är billigare än lokal drift. ”Billigare” är dock ett vagt begrepp – utgångspunkten måste ju vara vad du jämför med och vad som driver kostnader i ditt gamla system. Här tar vi en närmare titt på hur totalkostnaden kan skilja sig åt beroende på om du har en äldre serverbaserad lösning eller en modern molntjänst.

Gamla serverlösningar medför högre kostnader

Äldre HR- och lönesystem installeras och hanteras i regel på lokala servrar. För säker åtkomst används så kallade teminalservrar vilket driver kostnader i form av server- och klientlicenser. Därutöver används ofta olika typer av programvaror för access och säkerhet.

Sådana serverlösningar medför även att en stor mängd rutiner måste tillgodoses. Uppdateringar av olika programvaror, korrigeringar av buggar och så vidare. Här krävs personella resurser för att hantera, uppdatera, underhålla och ge support för lösningarna. En stor del av ägandekostnaden för dessa äldre och serverbaserade lösningar utgörs därför av ren förvaltning.

Många av dessa lösningar har även använts under en lång tid. Ursprungligen var de sannolikt byggda för en begränsad mängd användare som enbart använde dem på kontoret. Med åren har dock nya behov gett upphov till adderade användare, tjänster och funktionalitet vilket skapat ett veritabelt lapptäcke av olika tekniker och system som ska integreras med lösningen. Integration och drift av dessa tekniker kräver ytterligare insatser av IT-personalen och varje system som adderas utgör sin individuella licenskostnad.

Förutom de interna resurser som krävs för det dagliga arbetet är det inte ovanligt att teknisk konsulthjälp behövs. Som en följd av det lapptäcke av programvaror och system som används är det då inte bara konsulter från en utan ett flertal leverantörer, med olika typer av serviceavtal, som behöver tillkallas. En enda insats kan därför innebära ett flertal konsultarvoden från olika leverantörer.

HR- och lönesystem – inte en prioritet för IT

De allra flesta IT-chefer vet att lösningarna för lön och HR är omoderna och därigenom dyra, men många gånger prioriteras system som driver försäljning – ett ansiktslyft av företagswebben eller ett nytt och bättre CRM-system exempelvis. HR- och lönesystem nedprioriteras därför ibland och på grund av att de i hög grad fungerar som stödfunktioner för verksamheten ligger fokus för dessa system ofta på att allt bara ska fungera och vara säkert. Därför vill man helst inte ändra på något.

På ekonomiavdelningarna, exempelvis, är däremot medvetenheten om kostnaderna lägre. IT-kostnader är överlag höljda i ett slags dunkel eftersom det är ett specialiserat kunskapsområde och de som inte är insatta har därför svårt att förstå vad som driver kostnader och varför. Därför är det även svårt att veta om något är för dyrt eller inte.

Därför blir molntjänster billigare

På vilket sätt sänker då en molntjänst totalkostnaden? En stor del ligger i det faktum att den fysiska teknik som i äldre lösningar ofta hanterades av den egna personalen i nya lösningar istället sköts av leverantören. De bär ansvaret för att korrigera buggar och sköta underhåll i ”bakgrunden” utan att den som arbetar i systemet märker något.

Kostnaden innefattar all hantering av tjänsten – backuper, rutiner, säkerhet och uppdateringar. Du som använder tjänsten behöver bara en enhet att arbeta från – din surfplatta, smartphone eller dator. Kostnaden är fast och löpande och baseras på kundens individuella behov vilket gör att den kan skalas upp eller ner beroende på exempelvis antal löner som hanteras.

Många av de applikationer som tidigare krävts för att hålla den gamla lösningen rullande kan omedelbart rationaliseras bort eftersom den funktionalitet de bidrog med är standard i en molnlösning. När du slipper alla tilläggssystem krävs det heller inte lika många avtal och insatser från olika leverantörer. Kostnaderna konsolideras och komplexiteten minskar.

Vill du veta mer om hur du kan räkna på dina kostnader för HR och lön? Boka ett möte här!