Hur fungerar representation?

Konferenser, personalfester, middagar, golfrundor eller teaterbesök. Vad räknas egentligen som representation och vad räknas inte? Det är viktigt för dig som företagare att ha koll på vad du kan göra för avdrag samt hur avdragsgilla kostnader och moms ska hanteras. Denna kunskap behövs för att kunna ta fram rätt underlag till bokföringen av representationen. Vi har tagit fram de viktigaste delarna för att vägleda dig rätt.

Vad är representation?

Representation beskriver de avdragsgilla utgifter som syftar till att promota verksamheten hos ett företag. För att få bokföra en representation måste det finnas en direkt koppling mellan verksamheten och det som görs för att kostnaderna alltså ska vara avdragsgilla. Det är till exempel när representationen är till för personal- och/eller kundvård eller vid affärsförhandlingar. En avdragsgill kostnad innebär att du får bokföra kostnaden för en representation och att den då påverkar företagets vinst samt minskar skatten.  

Avdrag för representation

För att kunna göra avdrag för moms i momsdeklarationen för representation behöver du ha en momspliktig verksamhet. 
 
Vid enklare förtäring och förfriskningar får avdrag på 60 kr/tillfälle och person göras. För kostnader som till exempel konferenser, teaterbesök eller en golfrunda får man göra avdrag med högst 180 kr/tillfälle och person. Samma avdrag gäller för både interna och externa representationer.  

Förut har man även kunnat göra avdrag för måltider som lunch, middag och supé, men 2017 försvann avdragsrätten för detta. Du får fortfarande göra momsavdrag på kostnaden exklusive moms för representationsmåltider upp till 300 kr/person.  

Avdrag för representation utomlands

Du kan representera ditt företag utomlands och då får du göra avdrag för vissa kostnader under den resan. Varje dag du befinner dig i ett annat land räknas som ett representationstillfälle. Du får göra avdrag för kostnaden av representationen men däremot finns det ingen moms att göra avdrag för. Den kostnad du får göra avdrag för är inklusive moms. Detta är för att utländsk moms inte räknas som moms enligt den svenska momslagen. Köper du till exempel en biljett till något evenemang i utlandet kan du göra avdrag på beloppet, inklusive moms, med 180 kr. Avdraget blir något lägre än i Sverige.

Avdrag för alkohol

Får du göra avdrag på kostnaden om det endast köptes alkohol vid representationstillfället? Nej, det får du inte göra. Alkohol är inte en avdragsgill kostnad.  

Olika typer av representation

Det finns två olika typer av representation som är godkända för avdrag. De kallas för intern och extern representation. Skillnaden är vilka som representationen är till för. 

Intern representation

Vad är intern representation? Det är de utgifter som företaget lägger på aktiviteter för de anställda. För att kunna bokföra en intern representation ska det till exempel röra sig om de utgifter som görs för att anordna personalfester, kick-offer eller konferenser. För att en personalfest ska vara avdragsgill finns det en gräns på max två per år och en konferens måste pågå minst 6 timmar per dag. 

Till exempel: Du har konferens för dina anställda och det serveras enklare förfriskningar i pauserna. Du kan då göra ett avdrag på detta med max 60 kr exklusive moms per person och tillfälle.

Extern representation

En extern representation är aktiviteter som görs för att förbättra och gynna affärsrelationer med till exempel nuvarande och potentiella kunder, leverantörer eller andra intressenter. Kostnader för detta kan vara biljetter till ett teaterbesök, gåvor eller en greenfee avgift för en golfrunda. 

Det måste finnas ett samband för representationen som syftar till att inleda eller upprätthålla en affärsförbindelse för att du ska få dra av för extern representation på kostnaden. 

Till exempel: Du bjuder en kund på en fotbollsmatch för att upprätthålla en fortsatt god affärsrelation. Du får då göra avdrag för biljettkostnaden med max 180 kr/person och tillfälle. 

Representationsgåvor

En representationsgåva till kund är avdragsgill för max 300 kr exklusive moms per person. Det finns två olika typer av gåvor som är avdragsgilla; representationsgåvor och reklamgåvor.  

En representationsgåva ges ut för att bygga en relation med befintliga kunder och leverantörer eller för att påbörja en relation. Gåvan får inte ges bort som muta, utan den ska ges utan några krav eller förväntningar på kunden. Det är lätt att missta för en muta och därför är det bra att hålla sig till en måttlig summa för gåvan.  

Lämnar du en gåva i samband med en högtid eller helgdag räknas det inte som avdragsgilla representationsgåvor. Samma sak gäller blommor som ges i samband med dödsfall. Enligt Skatteverket har dessa gåvor för stor personlig generositet och får därför inte räknas som avdragsgilla gåvor. 
 
Ger du bort en reklamgåva ska den innehålla reklam för ditt företag och ha ett betydelselöst värde för ditt företag. Vanliga reklamgåvor att ge till kunder kan vara vattenflaskor, handdukar, nyckelringar eller pennor med ditt företags logga på.