Hur kan automation appliceras på lön och HR?

Automation har blivit ett buzzword som används allt flitigare. Oftast handlar det om att en robot tar över uppgifter som tidigare skötts av en människa; så kallad robotisering. Men hur kan vi som jobbar med administration av lön och HR dra nytta av fördelarna med automation och robotisering? I den här artikeln tar vi en närmare titt på olika sätt att automatisera det administrativa arbetet digitalt. 

HR automatisering: inbyggda applikationer för workflow och processer  

Termerna process och processteg är centrala i det löneadministrativa arbetet. Ett processteg motsvarar en enskild aktivitet i löneprocessen medan process utgör en gruppering av ett antal processteg för respektive löneperiod, som tillsammans skapar en lönecykel.  

Det blir allt vanligare att använda inbyggda applikationer i form av processverktyg för att automatisera delar av löneprocessen. Genom att styra olika processteg i lönesystemet så att de upprepas automatiskt varje gång aktiviteten ska utföras, går det att effektivera lönearbetet och undvika manuell hantering månad för månad.  

Löneprocessen är traditionellt sett utformad som en checklista som ska gås igenom i varje lönekörning. Med hjälp av ett processverktyg kan du bygga in löneprocessen i lönesystemet, där de olika processtegen checkas av. När lönen körs inkluderas alla steg som ingår i processen för perioden och du bygger på så sätt upp lönemånaden i ditt lönesystem med hjälp av automatiserade arbetsflöden. Från förberedande, till utdata och kontroller. Du kan även schemalägga när olika processer ska startas och slipper därigenom göra det manuellt och därmed bidra till en automatisering av er HR.  

RPA: applikationsstöd som automatiserar dina arbetsprocesser 

RPA står för Robotic Process Automation. Enkelt uttryckt handlar det om en programvara som kan utföra samma uppgifter en människa kan göra i en digital process. Generellt sett är fördelarna främst effektivisering och tidsbesparing, men när det gäller lönesystem blir det även i hög grad även en fråga om kvalitet; genom att undvika mänskliga fel uppnår du högre kvalitet och förutsägbarhet. RPA är lämpligt för återkommande, tidskrävande digitala processer som utförs likadant varje gång. Därför passar det inte när processen kräver beslut baserat på att någon gör en bedömning.  

Med RPA kan du även dra nytta av dygnets alla timmar. I en lönefunktion varierar arbetsbelastningen under månaden och med hjälp av en robotiserad medarbetare som kan arbeta dygnet runt blir det lättare att jämna ut dessa variationer. Arbetar roboten nattetid inkräktar det dessutom inte heller på det arbete som utförs på dagen. Det kan därmed även förenkla din resursplanering och reducera mängden störningsmoment. 

Det kanske redan finns en långsiktig plan inom din organisation för ett mer automatiserat arbete genom större processjusteringar och integrationer? I väntan på ett sådant mer genomgripande systemskifte kan RPA även fungera som en gynnsam tillfällig lösning för att på ett snabbt sätt öka graden av automatisering. 

Artificiell intelligens: dra nytta av alla dina ”big data” inom lön och HR 

Artificiell intelligens (AI) bygger på att din verksamhet har tillgång till en stor mängd data. Utifrån dessa data går det att med hjälp av olika algoritmer och datamönster dra vissa slutsatser. Har du en stor medarbetardatabas som genererar stora mängder data har du alltså goda förutsättningarna för att utveckla AI.  

För arbetet inom HR och lön ligger fokus för AI-satsningar idag ofta på kvalitetshöjande åtgärder, exempelvis för att säkerställa att de data som behandlas är korrekta. Ofta rör det sig i dessa fall om att upptäcka avvikelser. En människa skulle ha väldigt svårt att upptäcka motsvarande avvikelser inom rimlig tid, eftersom det rör sig om så oerhört stora mängder data, men genom AI-algoritmer går det fort att upptäcka felaktigheter eller förekomster som ”sticker ut”. AI-funktionen gör en bedömning och kommer med förslag som huvudsakligen baseras på historisk statistik och sannolikheter. 

Hur långt har ditt företag kommit i arbetet med att utnyttja nya digitala verktyg för att automatisera löne- och HR-processerna? Vi är nyfikna på hur du jobbar! Kontakta oss gärna om du vill veta mer om vårt arbete inom bland annat processtyrning, automation och AI.