När är det dags att byta lönesystem?

Att byta lönesystem är ett stort och komplext beslut för många större företag och en förändringsprocess som påverkar stora delar av organisationen. Det gör att många drar ut på beslutet, vilket ofta leder till onödig ineffektivitet och extraarbete. Men när är det då egentligen dags att byta?

Det kan finnas flera anledningar till varför lönehanteringen inte funkar optimalt. För att säkerställa en kostnadseffektiv och framtidssäker lönehantering är det viktigt att löpande utvärdera behoven i din verksamhet, både när det gäller lönesystem, -kompetens och -resurser.

Gammalt lönesystem stödjer inte ny teknologi och nya behov

Användargränssnittet i äldre lönesystem är komplext och tillgängligheten begränsad jämfört med nya, molnbaserade system som är mer anpassade efter dagens moderna lönehantering. Idag ställs nya tekniska krav på ditt system, vilket kan innebära problem. Är ditt gamla lönesystem inte fullt kompatibelt med den nya teknologin, finns risk att du enbart kan dra nytta av begränsad funktionalitet i ditt tredjepartssystem. Eller att det uppstår problem när du ska integrera ett nytt koncerngemensamt HR-system med det lokala lönesystemet.

Det är inte alltid behoven av ett byte upplevs tydliga. Ofta sker förändringen mer successivt, vilket gör att det som regel blir löneavdelningens ansvar att stötta upp med manuella rutiner och kontroller. En ineffektiv och sårbar lösning som inte är långsiktigt hållbar eftersom det påverkar både kvaliteten och säkerheten i företagets lönehantering.

Lönebearbetningen är också mycket tidskritisk och att vara alltför beroende av moment som behöver hanteras vid sidan av lönesystemet, eller genom särskilda extrakörningar, innebär en stor risk och en onödigt hög press på din lönepersonal.

När företaget växer skapas nya behov

I ett företag som växer läggs ofta mycket energi och fokus på affären och företagets kärnverksamhet. Oavsett vilken förändring ditt företag går igenom måste lönehanteringen kunna säkerställas. Du måste vara medveten om hur förändringarna påverkar löneprocessen i ditt företag för att kunna fatta rätt beslut inför framtiden. Att bara anställa en löneadministratör till eller att uppgradera nuvarande lönesystem kanske inte är tillräckligt. Förutsättningarna kan ha förändrats så att det helt enkelt saknas rätt grundfunktionalitet i ditt lönesystem. Ett sådant exempel är om ditt företag går från att vara ett fristående bolag till att ingå i en koncern. Det är nämligen inte säkert att just ditt lönesystem har stöd för koncernhantering, vilket som regel räknas som en grundfunktionalitet i systemet. En annat viktigt område att hålla reda på är om du, till exempel genom uppköp av ett annat företag, behöver hantera personal som tillhör ett annat kollektivavtalsområde.

När företaget växer når du till slut en brytpunkt. Arbetsbelastningen på befintlig lönepersonal är tung, men ändå inte tillräcklig för att anställa ytterligare en person på heltid. När kalkylen och resursallokeringen inte går ihop, bör andra lösningar som outsourcing utvärderas.  

Personberoende lönekompetens och manuella rutiner ökar sårbarheten

Det har de senaste åren skett ett generationsskifte när det gäller både lönesystem och kompetensen inom löneadministration. I de flesta äldre system krävs mycket bakomliggande kunskap om koder, lönearter, parametersättningar, avtal etc. Det är inte helt lätt att attrahera den nya generationens löneadministratörer som blivit utbildade i och vana vid att arbeta i mer moderna lönesystem, med helt andra krav på effektivitet, mobilitet och automatisering. 

Dina löneadministratörer har ett stort ansvar, både att säkerställa en korrekt lönehantering och upprätthålla sin egen lönekompetens. De sköter ofta arbetet ensamma, vilket skapar ett personberoende med egna rutiner och invanda arbetssätt. Med ett gammalt lönesystem blir det extra sårbart. Det blir inte minst tydligt när en trogen medarbetare byter jobb eller går i pension.

Så länge allt verkar fungera ”good enough” är det lätt att trampa på i samma hjulspår. Det är först när något avviker från det vardagliga som du upptäcker att det kan göras mer effektivt, med ett bättre resultat. Till exempel när en nyanställd eller extrapersonal kommer in och påpekar att ”det här går ju att göra smartare i ett modernt lönesystem!”

Gör rätt val utifrån ditt företag förutsättning – idag och för framtiden

Lönehanteringen är ett av ditt företags viktigaste ansvar. Att byta lönesystem är inget du gör varje år. För att undvika att fastna i gamla processer och systemstrukturer bör du löpande utvärdera förutsättningarna för lönearbete i ditt företag. Se över behov, kompetens och resurser kopplat till HR och lön, och hur de förändras över tid. På så sätt blir det lättare att hitta din väg till en smart, effektiv och modern lönehantering. Oavsett om det innebär att du väljer egen lönehantering eller att lägga ut arbetet på en extern part.

Vi har tagit fram en guide med några råd om hur du kan tänka inför en upphandling av lönesystem och lönetjänster. Ladda gärna ner guiden här.