Den nya tidens löneoutsourcing: för- och nackdelar

Löneoutsourcing finns i många former – från SaaS till helhetslösningar. Men vad du än väljer är det ett stort beslut att lämna över en del av eller alla dina lönerelaterade uppgifter till tredje part.  

Innan du bestämmer dig för vilka löneuppgifter du ska lägga ut på entreprenad kan det vara logiskt att som första steg samla in information om möjliga för- och nackdelar. 

Fyra fördelar med löneoutsourcing 

1. Fullständig efterlevnad för löneadministrationen 

Efterlevnad för löneadministration har blivit mycket komplext de senaste åren – och det kommer inte att bli enklare. Och för internationella företag är det till och med ännu mer utmanande. Vid expansion in i nya territorier krävs hantering av landsspecifika förordningar och nyanser för viktiga löneelement som skatter, förmåner och skattemässiga stimulansåtgärder. Problem uppstår vid bristande lokala kunskaper eller avsaknad av experter som kan ge råd om bästa praxis och som tar kontakt vid förändringar i lokal lagstiftning. Vad är då lösningen för att hantera dessa (internationella) efterlevnadsproblem? Låt en expert ta ansvar för dem. 

2. En kostnadseffektiv teknikomvandling  

Om din löneadministration fortfarande är beroende av olika lokala lönesystem tänker du antagligen dagligen på orden ”digital” och ”transformation”. Outsourcing kan vara ett bra alternativ till enorma mängder data, nästa generations verktyg och omfattande expertkunskaper – med fördelar för både HR och anställda. 

Fördelar för HR: Decentraliserade HR-team har nytta av molnbaserade lösningar för hantering av lönedata, vilket säkerställer bättre datasynlighet. Dessutom kan integrering av löner i andra HR-moduler öka effektiviteten och minska felprocenten. Uppdateringar som befordringar, avgångar eller uppsägningar görs till exempel automatiskt tillgängliga för löneadministrationen. 

Fördelar för anställda: Hybridarbetare kan komma åt lönedata eller e-lönebesked genom din partners självbetjäningsapplikationer, som också bör erbjuda en användarupplevelse av konsumentklass. Med samma verktyg kan de enkelt registrera tid och närvaro, vilket automatiskt fylls på i lönemodulen – det ger korrekta betalningar i rätt tid, oberoende av om det är kris eller inte. 

3. Garanterad kontinuitet 

Kännedom om HR och löner är något som ofta ett fåtal personer bär runt på. Det innebär en uppenbar risk: när en viktig löneadministratör slutar försvinner också mycket information och kunskap med den personen. Och oavsett hur väl du hanterar ditt team kan dina nyckelpersoner också bli sjuka, åka på semester, bli föräldrar eller gå vidare till nya yrkesutmaningar. Med hjälp av outsourcing av viss löneadministration undviker du många problem. Din partner utser en expert som ditt HR-team alltid har tillgång till, och du kommer alltid att ha hjälp nära till hands för att säkerställa kontinuitet. 

4. Lägre kostnader i tider då det behövs 

Tänkte du att kostnader skulle vara en av nackdelarna? Tänk om. Här kommer lite information om hur löneoutsourcing kan spara pengar: 

• Lönekostnader för interna löneadministratörer 
• Kostnader för utbildning i lagar och förordningar 
• It-infrastruktur och/eller -licenser för lönehantering 

• Kostnader relaterade till mänskliga fel och dataintrång 

Till följd av den ekonomiska nedgången – som bara har börjat enligt vissa källor – letar du förmodligen inte bara efter sätt att skära ner på icke-kärnaktiviteter. Du vill säkert också effektivisera dina kärnaktiviteter, som till exempel löneadministrationen. Då passar det bra att betala en månatlig, transparent avgift till en lönepartner istället för att upprätta och administrera ett internt lönesystem. 

Tre nackdelar med löneoutsourcing som du kan undvika 

1. En chansning med – mer eller mindre – en främling  

Om du eller dina kollegor inte har mycket erfarenhet av en specifik outsourcingpartner är det alltid lite av en chansning att välja en tredje part. Kanske har din partner aldrig arbetat med vissa aspekter av din löneadministration, som till exempel fackföreningsanslutning eller cykelförmån. Andra risker som kan uppkomma är att din partners löneprogram inte passar bra ihop med dina system, att din känsliga data inte är helt säker, att det tar mycket tid att rätta till fel, att din partner går i konkurs, att … Ja, du fattar vad vi menar. Grundlig efterforskning och bakgrundskontroller är därför oumbärligt. Den här checklistan för lönepartners kan vara en bra början. 

2. Betaltjänster du inte behöver 

Vissa lönepartners erbjuder extratjänster och lockar företag att anlita dem genom att erbjuda kombinationserbjudanden. Andra partners erbjuder bara outsourcing av strukturella affärsprocesser och kanske försöker övertyga dig om att lägga ut löneadministration som du hellre vill behålla internt, som att svara på frågor från kollegor. Hur som helst är det viktigt att du tydligt definierar vad du vill ha för att vara förberedd när du ställs inför listiga försäljningsargument. Och framför allt är det viktigt att du kommer ihåg att det finns många typer av outsourcing och att pålitliga partners alltid kommer att tillåta dig att börja i liten skala och efter hand lämna över fler uppgifter (eller inte) i takt med att du får större förtroende för dem. 

3. Ingen uppbyggnad av interna kunskaper 

När du vänder dig till externa löneexperter betyder det att ditt eget HR-team tappar kunskaper. Med andra ord: om du bestämmer dig för att säga upp avtalet med din outsourcingpartner är risken stor att du behöver extra utbildning för att komma igång – det går inte att komma ifrån. Å andra sidan får du (förutsatt att din partner visar sig vara värd pengarna) tillgång till mer expertkunskaper än du någonsin hade kunnat samla på dig själv.  

Kort sagt: du kommer att få nytta av oändligt många juridiska möjligheter utan att behöva känna stress över din efterlevnad. Det kan sägas hur många gånger som helst: bra efterforskning är nyckeln.  

Avslutningsvis ett experttips: kontraktera en lönepartner som har en transparent dokumentation av sitt arbetssätt, bara för säkerhets skull.  

Fortfarande tveksam? Ta reda på mer om löneoutsourcing.