Allt du behöver veta om löneoutsourcing

Missuppfattningar om löneoutsourcing kan hålla tillbaka ditt företag. Våra kunder upplever att övergången till löneoutsourcing ger utdelning i form av ökad produktivitet, ökad avkastning på investeringen och möjlighet för de anställda inom löneområdet att fokusera på strategiska snarare än taktiska initiativ. Det är bara början; det finns flera andra fördelar som gör outsourcad lönehantering så attraktivt.

Vi förstår att lönehantering kan vara ett komplext ämne, så vi har sammanställt användbar information som hjälper dig att göra ett genomtänkt val när det gäller din lönestrategi.

• Vad är Löneoutsourcing?
• Varför väljer företag att outsourca lönerna?
• 6 steg att tänka på när du ska outsourca lönehanteringen
• Outsourca Vs behålla lönehanteringen internt
• När bör du överväga outsourcing av lönehanteringen?
• Är outsourcing av lön lämpligt för ditt företag?
• Anledningar till att välja löneoutsourcing
• Fördelarna med löneoutsourcing
• Integration med ditt befintliga HCM-system
• Prata lön med SD Worx

De senaste årens utveckling har lett till många förändringar på löneområdet och på arbetsplatsen. Utbrett distansarbete och ändringar av lagstiftning och policyer för löner har ökat behovet av stabila, tillförlitliga och säkra lösningar för lönehantering.
Medarbetarna efterfrågar ökad flexibilitet, transparens och individanpassade villkor från arbetsgivarna. Framsynta företag prioriterar sina anställdas ekonomiska välbefinnande genom att investera i rätt lönehantering.

Läs mer: Vad är viktigast för medarbetarna när det gäller lön?

Genom att övergå till löneoutsourcing, kan du lämna över en stor del av lönefunktionen till erfarna specialister. Leverantören åtar sig enligt avtal att leverera en eller flera HR- eller lönetjänster enligt definierade servicenivåer och arbetsvolymer. Leverantören tar också på sig risk och ansvar, inklusive hantering, efterlevnad, skalbarhet och allt det komplexa och tidskrävande administrativa arbete som detta innebär.

Men oroa dig inte, att byta till en outsourcad löneservice betyder inte att du kommer att förlora all din interna erfarenhet inom lön. I vissa fall kan det faktiskt hjälpa dig att behålla kunskapen inom företaget.

Läs mer: Varför outsourca din lönehantering?

Om intern lönehantering kontra outsourcing håller dig vaken om natten, eller om du precis har börjat undersöka alternativen, är här de huvudsakliga skillnaderna:

Med en outsourcad tjänst tar leverantören på sig risk och ansvar, inklusive hantering, efterlevnad, servicenivåer och skalbarhet.

Intern löneadministration kräver att företaget upprätthåller expertis och resurser för lönehantering. Du ansvarar för att hantera alla delar av lönen och alla tillhörande administrativa uppgifter. Dessutom är det ditt ansvar att se till att ert system är kompatibelt, säkert och tillförlitligt.

Det finns för- och nackdelar med både outsourcing och intern hantering av lönehantering. Den brännande frågan är vad som passar din verksamhet och företagskultur? Oavsett eventuella förutfattade meningar om outsourcing av löner, uppmuntrar vi dig att fundera över din egen verksamhets situation och undersöka vad som skulle göra verklig skillnad för er leverans av löner och HR.

Läs mer: Outsourca lönehanteringen eller behålla den internt?

Outsourcing av lönehantering kan gynna alla typer av företag i olika branscher. Oavsett om du tillhör ett mindre eller ett stort företag har ni ett gemensamt intresse att värna om era anställdas ekonomiska välbefinnande genom att se till att de får korrekta löner i rätt tid.

Vår undersökning visar att europeiska organisationer, oavsett storlek, har en varierad inställning till lönesystem. De tillfrågade verksamheterna sträcker sig från att utveckla egna lösningar internt till att outsourca hela lönehanteringen, men ungefär hälften av dem befinner sig någonstans mitt emellan och kombinerar användningen av lönesystem med outsourcing. Att sköta lönehanteringen helt internt kan ge en känsla av bättre kontroll, medan outsourcing frigör tid som kan ägnas åt kärnverksamheten och du får en trygghet i att lönen hanteras utan att du behöver oroa dig över att ha rätt kompetens internt.

Läs mer: Är SaaS eller löneoutsourcing bäst för mitt företag?

• Det är inte längre lönsamt att ha ett internt löneteam, inte ens med en funktionell SaaS-lösning, på grund av säkerhets- och efterlevnadsutmaningar när en stor del av teamet arbetar på distans.
• Det är tidskrävande att utbilda och höja kompetensen hos det interna löneteamet om de senaste lagstiftningarna och policyerna, och det är dyrt att anlita en extern HR-konsult för att hantera detta.
• Verksamheten har vuxit på flera platser och i olika marknader, och därmed blir löneprocesserna för komplexa för löneteamet att hantera.
• Omkostnaderna för de interna tjänsterna belastar resultaträkningen.
• Din organisation är inriktad på att öka verksamhetens intäkter och effektivitet. Lönehanteringen ses inte som en del av kärnverksamheten eftersom den inte bidrar till resultatet.
• Efterlevnad av lagar och regler är en utmaning i den interna processen. En leverantör av tjänster skulle implementera de finansiella kontroller och den revision som verksamheten behöver.
• Ni betalar hellre för en avtalsenlig servicenivå än för hårdvara, programvara och resurser. 
• Ni vill inte behöva hantera årliga uppgraderingar, korrigeringar, avbrott, sjukdom, semester och personalomsättning.
• Ni vill ha en leverantör som tar fullt kontraktsenligt ansvar för tjänsten. Leverantörer hanterar toppar och dalar under hela året.

Möjligheten att byta till förenklade och standardiserade processer förbättrar beredskapsplaneringen och kontinuiteten i verksamheten eftersom den interna kunskapen om löner ofta finns hos en eller två nyckelpersoner.

Det finns många olika anledningar till att en övergång till outsourcad lönehantering kan passa ditt företag, både idag och i framtiden. Det är klokt att titta på det värde som outsourcing ger, inklusive efterlevnad, medarbetarengagemang, kostnadsbesparingar, noggrannhet, striktare kontroller och garanterade servicenivåer.
 

Fördelarna med att outsourca löneutbetalningen är många och omfattar effektivitet, produktivitet och trygghet i att löneutbetalningen är i rätt händer. Många organisationer upplever att outsourcing tar bort riskerna med lönehanteringen. Här är några av de främsta fördelarna med att byta till en outsourcad lönehanteringstjänst:

Ökad flexibilitet och skalbarhet

Outsourcing erbjuder en rörligare kostnadsstruktur för löner som är mycket mer flexibel, ger bättre avkastning på investerat kapital och är skalbart i takt med att ditt företag utvecklas. Du kanske anser att din verksamhet är mycket förutsägbar med en fast arbetsbelastning, men mot bakgrund av den senaste tidens störningar i den globala ekonomin och arbetsförhållandena bör vi alla förvänta oss det oväntade. Är din nuvarande lönehantering tillräckligt flexibel för att klara av drastiska förändringar över en natt?

Kostnadseffektivt

Löneoutsourcing är en investering och behöver motiveras ekonomiskt för de berörda parterna. När du tar hänsyn till de direkta kostnader som en pålitlig löneleverantör kan täcka, till exempel infrastruktur och datasäkerhet, och därtill indirekta kostnader som att hålla sig uppdaterad, efterlevnad och löne-/HR-expertis, kan du minska din totala kostnad för lönehanteringen signifikant. 

Outsourcing-lösningar är avsedda att spara tid, vilket också sparar pengar. En lösning från en kompetent leverantör ger korrekt information om ekonomiskt beslutsfattande i hela verksamheten tack vare realtidsberäkningar och avancerad analys.

Ökad säkerhet

Outsourcad lönehantering kan öka säkerheten. De kostnader och resurser som är involverade är ibland svåra för organisationer att hantera internt för att säkerställa absolut säkerhet och korrekthet. Hos en pålitlig leverantör är sekretess, lagring och skydd av kunddata i enlighet med lagstiftning såsom GDPR en central del av lösningen.

Vad skiljer en kvalitetsleverantör av löner från andra? Se till att leverantören är ISO27001-certifierad, det är en internationell standard och en viktig indikator på att löneleverantören tar informationssäkerhet och behandling av dina uppgifter på allvar.

Sinnesro och trygghet

I slutändan ger löneoutsourcing dig trygghet i att din löneutbetalning och dina medarbetare tas om hand. Med förändrade arbetsmönster och lönefrekvenser i åtanke bör du känna dig trygg med att kunna erbjuda dina medarbetare personliga och flexibla paket som löneadministrationen kan hålla jämna steg med.

Undvik påföljder från Skatteverket

Skatteverkets formulär och deklarationer kräver noggrann uppmärksamhet, eventuella misstag eller sena inlämningar kan leda till straffavgifter. Om skickar in handlingar till Skatteverket som innehåller felaktigheter eller ger en felaktig bild av din skatteplikt, eller om Skatteverket bedömer att din skatteplikt är för låg, kan du också få en straffavgift om du inte informerar dem om detta.

Ekonomisk efterlevnad är ett av de svåraste områdena att hantera, särskilt om du sköter globala löner. Arbetslagstiftningen och skattemyndighetens krav förändras hela tiden och det är en ständig kamp att hålla sig uppdaterad. Att arbeta med en specialist på hantering av den här typen av tjänster innebär att du som kund kan lita på leverantörens ISAE3402-kontroller av finansiell efterlevnad, plus investeringar i löpande löneutbildning och karriärutveckling.

Om du redan har ett HCM-system (Human Capital Management) som fungerar för ditt företag kan det verka som mycket arbete att ändra på saker och ting. Så vad gör du om du vill behålla din HR-lösning men outsourca din lönehantering?

En pålitlig löneleverantör har den teknik och kunskap som krävs för att integrera med din HR-partner eller ditt HR-system, oavsett om du använder en global HR-lösning eller ett lokalt HR-system.

Ett integrerat löne- och HR-system är starkare tillsammans och gör det möjligt för företag att bli flexibla och konkurrenskraftiga genom att få enhetliga uppgifter avseende medarbetarnas data. En väl genomförd integration berikar medarbetarnas upplevelse och ger värdefull affärsinformation.

Boka ett möte med William, så berättar han mer om hur våra lösningar för lönehantering kan hjälpa dig och din verksamhet.