Outsourcad lön – inte vad det en gång var

Outsourcing av lön har länge varit ett sätt för företag att minska kostnaderna för sin lönehantering. Men idag finns fler möjligheter att outsourca delar av löne- och HR-processerna som både kan förbättra kvaliteten och öka företags konkurrenskraft. Trots dessa uppenbara fördelar har löneoutsourcing fortfarande en negativ klang hos många som ett icke-transparent och stelbent alternativ. Här tar vi reda på varför det är så och söker svar på om bilden verkligen stämmer med hur det ser ut idag eller om det bara är en kvarleva från förr.

Allt eller inget med outsourcad lön?

En av bristerna med den gamla skolans outsourcing har varit att hela funktioner har lagts ut på en extern part. Det har gjort att många har känt att de förlorat insyn i pågående processer och att de som kunder upplever samarbetet som icke-transparent. Genom att inte veta vad som händer ”på andra sidan” förlorar du på sätt och vis kontrollen över en central del av din verksamhet – som i det här fallet dessutom är väldigt viktig för dina anställda.

Drivkraften för löneoutsourcing har ofta varit en fråga om att det inte varit lönsamt att upprätthålla egen intern specialistkompetens. Dock handlar lönehantering om mer än bara de mest komplexa processerna. I hög grad är det även en fråga om de dagliga löneadministrativa aktiviteterna som oftast lämpar sig bäst för någon som arbetar geografiskt nära verksamheten och de anställda. Då valmöjligheten för outsourcing tidigare har varit allt eller inget, har många tvingats outsourca mer än vad man egentligen kanske har velat eller haft behov av.

I och med att det redan från start dessutom funnits en färdigpaketerad leveransmodell som inte varit möjlig att anpassa fullt ut för kunden, har outsourcingpartnern även haft begränsad insikt i olika individuella förutsättningar och behov hos sina kunder. Outsourcingsamarbetet har ofta baserats på mycket strikta riktlinjer och avgränsningar för ansvar och åtaganden – vad som ingår respektive inte ingår i leveransen. En, för kunden, inte alltid så fördelaktig situation eftersom det inte sällan skapar begränsningar i det egna arbetet och i kontakten med de anställa. Därav uppfattningen om en stelbent och icke-transparent lösning.

Från stelbent till flexibel – nu finns lönen i molnet

Lönehantering är till sin natur relativt fyrkantig, regelstyrd och komplex. Det är en av anledningarna till att utvecklingen av den teknik som används för dessa processer har hamnat på efterkälken, i jämförelse med den rasande takt som utvecklingen av IT inom så många andra områden har gått.

Men med hjälp av mer flexibla molntjänster uppstår nya sätt driva utvecklingen av lönemotorn, vilket också påverkar möjligheterna för outsourcing. Den hantering av löneprocesserna som sker hos en extern leverantör kan idag levandegöras för kunderna på ett helt annat sätt än förr. Tack vare en direkt access till systemet med gemensamma gränssnitt är processerna idag betydligt mer transparenta för dig som valt att outsourca hela eller delar av din lönehantering.

Din leverantör kan dessutom på ett helt annat sätt än tidigare effektivisera system och funktioner genom automatisering, robotisering och artificiell intelligens (AI), vilket gör att större fokus kan läggas på att tillgodose dina och ditt företags specifika behov i outsourcingsamarbetet.

Den flexibilitet som molntjänsterna medför skapar även nya möjligheter att utveckla lönesystemen på processnivå, snarare än system- och funktionsnivå. Det möjliggör en uppdelning av arbetet i de olika delprocesser som utgör lönehanteringen, så att du själv – baserat på ditt företags specifika behov – kan välja hur många eller hur få av dessa processteg som ska outsourcas. Lönehanteringen blir på så sätt mycket mer dynamisk och flexibel samtidigt som du kan säkerställa en högre kvalitet med bättre transparens när du kan välja vad du ska hantera på egen hand och vad som ska outsourcas.

Vill du veta mer om hur SD Worx drar nytta av molnet som plattform för lönehantering? Kontakta oss här eller läs mer om vår nya tjänst SD Worx Pay.