Outsourcing av löner gör det enkelt för SSAB att fokusera på kärnverksamheten

Stålföretaget SSAB har tusentals anställda, med lika många avtal, löner och intyg. För att framtidssäkra viktig specialistkompetens valde de att outsourca vissa delar av HR-verksamheten till SD Worx – ett samarbete som visat sig vara mycket framgångsrikt. Christine Bollvik hos SSAB ger här sina bästa tips för att lyckas med löneoutsourcing.

Med över 14 500 anställda världen över, varav cirka 6 000 tjänstemän och arbetare i Sverige, är tidrapportering och lön två stora processer för svenska SSAB. I över tjugo år fördelade de arbetet över tre lönekontor där de förlitade sig på stora, tunga datasystem som sköttes av utbildad, erfaren personal. Men när viktig specialistkompetens var på väg att försvinna, ställdes SSAB inför en ny utmaning: skulle de verkligen klara av att sköta HR-arbetet i den takt som behövdes?

– Vi blev helt enkelt tvungna att sätta oss ner och fundera på framtiden. Vi skulle tappa viktig kompetens och det skulle bli ett enormt projekt att försöka täppa till hålen. Efter en lång analys kom vi fram till att outsourcing av löner var det absolut bästa alternativet för oss, berättar Christine Bollvik, ansvarig för HR Service hos SSAB.

Behåller fokus på kärnverksamheten

För att underlätta HR-arbetet har SSAB gjort flera försök att sätta upp en gemensam plan för samtliga lönekontor, men det visade sig att information och arbetssätt ofta ändå tolkades olika då organisation och lönekontor låg inom olika bolag samt var placerade på olika orter. Det gjorde arbetet ännu mer spretigt, medan behovet av struktur ökade.

– På samma sätt som vi är bäst på stål, är vi inte bäst på allt som har med lönehantering och lönesystem att göra. Varför då inte överlåta det till någon som är proffs?

SSAB bestämde sig för en så kallad hybridmodell, där de outsourcar lönehanteringen till SD Worx, samtidigt som de själva har kvar en liten enhet för tidredovisning, reseräkning och support.

Säkrar leveransen av korrekt data

Precis som med alla projekt kändes övergången utmanande i början, men med facit i hand såg de snabbt att SD Worx var den absolut bästa lösningen.

– Det är en trygghet att kunna lita på att SD Worx har kompetensen som behövs. Vi sparar otroligt mycket tid på att överlåta löneansvaret till någon med rätt expertis. Trots våra stora svängningar i antal anställda, lyckas SD Worx alltid vara en flexibel partner som man kan räkna med. När avtal och regler förändras, säkrar SD Worx korrekt hantering och uppsättning i lön, vi behöver bara sköta vår inrapportering som vanligt. Även om någon kanske är sjuk hos oss, är leveransen av lönedata alltid säkrad.

Christines 5 bästa tips till dig som funderar på löneoutsourcing

1. Gör ett bra förarbete

– Vi hade tre lönekontor som hade sina egna lokala avtal, beräkningsmodeller och lönesystem och det märktes när vi skulle påbörja outsourcingen. Det är omöjligt att outsourca någonting om du inte bemästrar det själv. Jag tror att det är viktigt att man är trygg i sina processer och vet exakt vad man vill beställa – vad ska vi göra och vad ska vår partner göra?

2. Bra kommunikation

– Försök att upprätthålla en bra dialog med outsourcingpartnern, så går allt mycket snabbare. Vi ser till att ha regelbundna avstämningar med SD Worx så att alla har koll på processen, vad som fungerar bra och vad som kan bli bättre. Vi ser outsourcingen som ett partnerskap, där vi ska jobba tillsammans för att skapa en win-win-situation för alla, från högsta ledning ner till våra anställda.

3. Sätt interna roller

– Se till att du har någon inom bolaget som har ansvar för outsourcingen. Vem är beställare, vem har ansvar för avtal och att dialog och avstämningar följs upp? Det är viktigt att ha någon som håller ihop arbetet och ser till att saker går till som det är tänkt.

4. Glöm inte experterna i verksamheten

– Det är lätt att sitta i ledningsgrupper och ta beslut som sedan misslyckas i praktiken. Ett vanligt misstag är då att man glömt att inkludera någon från verksamheten i processen. Någon som besitter praktisk kunskap om vad som är möjligt och vad som kommer ge bäst resultat.

5. Var ödmjuk och flexibel

– Nya arbetssätt är alltid utmanande och i början av den här resan outsourcade vi även vår lönesupport. Efter ett tag insåg vi dock att många av de anställdas frågor behövde svar från delar av verksamheten som vi inte hade outsourcat. Då gäller det helt enkelt att vara ödmjuk och acceptera att allt inte blev rätt direkt. Prova er fram, så kommer ni garanterat att hitta rätt lösning för just ert företag, avslutar Christine.

Inspelat webinar – Hur hittar du din bästa matchning när du ska outsourca dina löner?

Christine Bollvik, ansvarig för HR Service hos SSAB var med som gäst på vårt webinar ”Hur hittar du din bästa matchning när du ska outsourca dina löner?”. Kolla in webinaret som spelades in den 23 mars 2021