3 nyckelfaktorer för ett framtidssäkert HR-system

Mycket manuellt arbete och system som inte pratar med varandra. Känns det igen? Det är hög tid att digitalisera våra HR- och lönesystem – på riktigt.

I sin roll som försäljningsansvarig för offentlig sektor på SD Worx är Lena Fondelius i kontakt med många kommuner, regioner och myndigheter. Tongångarna, när det kommer till HR- och lönesystem, är ofta samstämmiga.

"Det som jag hör ofta är många onödiga manuella moment och klipp och klistra-lösningar. Så blir det när systemen inte hänger ihop och man får kopiera från det ena till det andra. Arbetet är långt ifrån automatiserat", säger hon.

3 nycklar för ett framtidssäkert HR- och lönesystem

Lena menar att flera av de system som används på kommuner inte är uppdaterade för att möta dagens krav. Det kan i sin tur bero på låg konkurrens på marknaden och, kanske framför allt, ibland extremt långa avtalstider.

"När inte systemen utvecklas kopplar man i stället på tredjepartslösningar och RPA, och det är inte hållbart i längden", säger Lena innan vi går in på hennes nycklar för ett framtidssäkert HR- och lönesystem:

1. Fokus och ordning

"Med rätt system kan du fokusera på rätt saker och få lugn och ro", berättar Lena. Det är inget klipp och klistra-system, utan automatiserade processer som ger högre kvalitet och en jämnare arbetsbelastning. Därmed kan ansvariga fokusera på rätt saker och exempelvis få tid till att ta hand om sin personal.

Lena berättar om vikten av att allt hänger ihop, egentligen från onboarding till offboarding, vilket exempelvis betyder att kopplingen mellan rekryterings- och lönesystem måste vara helt sömlös. Att allt samlas i ett system skapar förstås också en bättre ordning.

– I vårt lönesystem har vi exempelvis en lönemotor där man sätter upp alla parametrar. Det blir som en digital checklista där mycket kan ske automatiskt. Den checklistan har idag många på papper.

2. Hög säkerhet

”On-prem”, alltså att ha servrar på en bestämd plats och kanske till och med i egna lokaler, är fortfarande ganska vanligt. Lena Fondelius menar att det finns en övertro till den här lösningen och att en utbredd filosofi är att ”om bara servrarna står i vårt kommunhus så kan inget hända”.

SD Worx har en egen molntjänst och som ledande leverantör av löne- och HR-tjänster i Europa är man på tårna konstant.

"Den säkerhetsnivå som vi kan hålla och erbjuda våra kunder, det kan förstås inte en enskild kommun bekosta själv. Vi har ISO-certifieringar för hantering av IT och personuppgifter (ISO 27001 och ISO 27701)", berättar Lena.

3. Kompetenta experter

Varje månad betalas löner ut till miljoner medarbetare i världen med hjälp av SD Worx system. Till den svenska marknaden har företaget, tidigare Aditro, levererat lönesystem i 50 år. Samtidigt förändras omvärlden och förutsättningarna snabbt. Kunskap och programvara måste därför uppdateras konstant.

Därför är det viktigt att välja en samarbetspartner som kan vara ett bra stöd på den här resan, en leverantör med lång erfarenhet som kan hjälpa dig med goda insikter i effektivt arbete.

"Eftersom vi är så utbredda, inte minst på den privata marknaden, ställs det väldigt höga krav på oss. På privatmarknaden är också konkurrensen en helt annan och avtalstiderna kortare. Om du inte utvecklar dina system har du inte en chans", säger Lena Fondelius och fortsätter:

"I Sverige är det många som har specifika system för offentlig sektor, men vi har samma lösning för både offentlig sektor och privata företag. Därför jobbar vi hela tiden med våra system."