HR fyller en viktig funktion i en organisation genom att hantera den mest värdefulla tillgången – människorna. Hur kan då ett HR-system underlätta HR-avdelningens arbete och vad är det för processer som systemet kan ta hand om?
I denna artikel berättar vi allt du behöver veta om HR-system och dess funktioner.
Ett HR-system (Human Resources-system) är ett digitalt systemstöd som hanterar olika HR-processer. Med hjälp av systemet kan du effektivisera och automatisera administration kring personal. Allt från rekrytering och lönehantering, till kompetensutveckling och sjukfrånvaro.
Utan ett HR-system kan du behöva arbeta med manuella checklistor och utskrifter som tar tid och resurser. Systemet kan därför hjälpa till att organisera HR-arbetet och frigöra tid för medarbetarna och samtidigt bidra till en bättre medarbetarupplevelse.
HR-system idag är oftast molnbaserade och kan integreras med andra system som är viktiga för organisationen.
För att göra HR tillgängligt och användarvänligt, kan det finnas olika funktioner i ett HR-system. Några exempel på funktioner kan vara:
Med de funktioner som finns i ett HR-system kan systemet automatisera och effektivisera HR-processer inom organisationen. Det underlättar administration och gör HR enklare för chefer och medarbetare. Här hittar du en kort beskrivning av varje process:
Digital hantering av personuppgifter, anställningsavtal och arbetsuppgifter.
Tidrapportering & frånvarohantering
Registrering av arbetstid, semester, sjukfrånvaro och övertid.
Integration med lönesystem för hantering av löneutbetalningar och lönerevision.
Verktyg för att administrera jobbannonser, ansökningar och kandidater.
Processer för att välkomna och ta hand om nya medarbetare.
Offboarding
Hantering av medarbetare som slutar i organisationen.
Hitta nyckelkompetenser, luckor och potential för karriärutveckling.
Verktyg för att hantera mål, prestation och feedback tillsammans med medarbetarna
Hantera och skapa lärupplevelser inom organisationen med hjälp av digitala utbildningar.
Verktyg för att hantera årliga lönerevisioner, bonus- och engångsutbetalningar.
Registrera och hantera resor och utlägg.
Verktyg för att få insikt över organisationens data.
HR-systemet har en viktig roll att hantera de olika delarna av medarbetarresan. Systemet ska enkelt kunna integreras mot lönesystem för att du ska slippa dubbelarbete och få en smidigare hantering av både HR och lön.
Förutom lön finns det andra viktiga delar av medarbetarresan som HR-systemet hanterar – medarbetarsamtal, onboarding, offboarding, kompetensutveckling och kompetenskartläggning.
Flexrapporten bygger på en undersökning där vi frågade 5 118 HR-chefer och 18 000 medarbetare i 18 europeiska länder om bland annat tidshantering, flexibilitet och medarbetarnas välbefinnande.
Utforska vad som händer i svenska och europeiska företag och vilka strategier som hjälper dem att lyckas.
I HR masterdata kan du digitalt hantera all information om anställda på ett och samma ställe. Här administreras personuppgifter, anställningsavtal och arbetsuppgifter.
HR masterdata ger stöd åt ett HR-system genom möjlighet att:
Med en gedigen masterdata kan HR-systemet jobba med rätt information och få HR-processerna att flyta på smidigt.
GDPR påverkar hur företag, organisationer och HR hanterar medarbetarnas personuppgifter – från insamling till lagring och rensning. När förordningen trädde i kraft krävdes en översyn av rutiner för att säkerställa att de följer GDPRs grundprinciper. HR behöver ha koll på rutiner för gallring, tillgång till data och rätten att bli glömd.
För att klara kraven behöver företag moderna HR-system och en strukturerad hantering av data. Det handlar bland annat om att kunna identifiera vilken persondata som får sparas och vilken som måste raderas – särskilt när en anställning avslutats. Med rätt verktyg kan du lyckas med enkel GDPR-gallring.
Se vårt inspelade webinar om hur du kan effektivisera och optimera din onboardingprocess digitalt med SD Worx HR.
Vår HR-expert och produktspecialist, Markus Svensk kommer på 30 minuter att lära dig allt du behöver veta om digitala onboardingprocesser.
Inom HR-området finns olika typer av system som kan underlätta HR-avdelningens arbete.
En vanlig fråga kan vara vad skillnaden är på HRIS och HRMS? Här nedan reder vi ut de olika typerna av HR-system:
HRIS fokuserar på data och administration genom att hantera personaluppgifter såsom kontaktuppgifter, anställning, lön och frånvaro.
HRM har samma grund som HRIS ger, men omfattar även processer som rekrytering, onboarding, performance management och kompetensutveckling. Beroende på system kan HRM även inkludera lön, och vara en hybrid av ett HR- och lönesystem som hjälper organisationen att attrahera, utveckla, behålla personal och hantera det personaladministrativa arbetet. HRM kan därmed ge effektivare processer och bättre samordning.
Förutom HRIS och HRM, finns det även följande typer av system som kan hjälpa till med olika HR-processer:
HCM är ett begrepp som på senare tid förekommer mer och mer och som ofta förväxlas med HRM. Men HCM är en mer heltäckande term som innefattar de största funktionerna i den strategiska hanteringen av en organisations humankapital. Det gäller allt ifrån kompetenshantering, organisationsstruktur och successionsplanering. Huvudmålet i HCM är att skapa ett högre ekonomiskt värde.
ATS är ett annat typ av system inom HR som underlättar processer för rekrytering och kandidathantering. Allt från att skapa jobbannonser, skräddarsy karriärsida till att hantera urval och intervjuer. Ett verktyg för att få en snabb och smidig rekrytering.
LMS är ett verktyg som fokuserar på lärande, utbildning och kompetensutveckling. Här kan du skapa digitala kurser och smidigt kunna jobba med e-learning för att skapa goda lärupplevelser inom din organisation.
Kostnaden för ett HR-system kan variera och bero på vilka behov din organisation har, samt vad ni väljer för leverantör. Det som oftast kan påverka priset är:
Kontakta gärna olika leverantörer och berätta om era behov för att få flera kostnadsförslag till just din organisation.
I takt med att arbetsstyrkan utvecklas, ökar komplexiteten i HR-processer. Värdet av ett HR-system kan vara effektivisering, mer struktur och bättre medarbetarupplevelse. Med systemet slipper ni manuellt arbete och kan istället arbeta med automatiserade processer som sparar tid och resurser. Dessutom ger det bättre översikt, dokumentation och analys.
Med en molnbaserad HR-lösning minskar du även risken och ökar säkerheten för din organisation. Certifieringar och avancerade säkerhetslösningar från leverantörer försäkrar att er data hanteras på ett säkert och ansvarsfullt sätt. Ett modernt och smart system ser även till att ni uppfyller kraven för efterlevnad av lagar och regler, såsom GDPR-lagen.
Missa inte våra nyhetsbrev med inspiration inom lön och HR, inbjudningar till våra event och webinar samt produktinformation.
För att framgångsrikt investera i ett HR-system är det viktigt att ta reda på varför ni behöver HR-systemet och på vilket sätt det löser de utmaningar ni har idag.
Fördelarna med ett nytt och modernt system måste väga upp för själva investeringen. Därför är det viktigt att kartlägga vad tjänar din organisation på en ny HR- och lönelösning.
Är ni redo för ett helt nytt sätt att jobba med HR? Vi på SD Worx hjälper dig med HR-system och tjänster som gör HR enkelt och smidigt för dina anställda, chefer och HR-experter.
Se gärna demo av modulerna i SD Worx HR.
SD Worx HR-system finns både i Sverige och andra länder i Europa. Vi har lösningar som effektiviserar din organisation med ett intelligent HR-system.
Boka ett möte med William, så berättar han mer om hur våra HR-lösningar kan hjälpa dig och din verksamhet.
GDPR kan vara enkelt och smidigt – med rätt system kan du få översikt och förståelse med visuell hjälp. I denna bloggpost ger Marie Fembro Granberg och Anna-Lena Bolin på SD Worx sina bästa tips på hur du lyckas med en enkel GDPR-gallring inom HR och lön.
Ny teknik, särskilt AI, förändrar snabbt arbetslivet. Enligt OECD är AI redan en del av många arbetsplatser – på gott och ont. Detta har gjort AI:s roll i arbetslivet till ett hett ämne för både forskare och yrkesverksamma inom flera fält, inklusive HR. Men är HR redo att möta denna förändring?
AI har stor potential, men också sociala och etiska utmaningar. För arbetsgivare ligger utmaningen i att använda AI på ett sätt som stärker verksamheten, utan att kompromissa med medarbetarnas välbefinnande och värderingar. Här är fem strategier för att säkerställa att din organisation behåller människan i fokus i en AI-driven tidsålder.