Förbättrad onboarding med stöd av rätt HR-system

När vi på SD Worx Sverige gick igenom vår egen onboarding-process upptäckte vi stora olikheter i hur den fungerade internt. För att förbättra onboarding-resan för alla, identifierades flera delar med förbättringspotential. Två viktiga faktorer var att utnyttja våra system bättre och ta tillvara på den interna kompetensen som finns inom företaget.

Att hitta och behålla de talanger som ditt företag behöver blir allt svårare, idag lämnar mer än en tredjedel av de nyanställda redan under första året. Detta medför kostsamma, återkommande rekryteringsprocesser för organisationer som egentligen behöver lägga sina resurser på andra utvecklingsområden. Så hur kan du förbättra er onboardingsprocess och få era nyrekryterade talanger att trivas och stanna längre?

När vi på SD Worx Sverige såg över vår onboarding och fann stora olikheter i hur den fungerade internt, startades ett projekt för att förbättra processen. Här fanns representanter från hela organisationen. Att tidigt förankra och få med sig flera personer från olika avdelningar är en viktig framgångsfaktor för att lyckas. Projektet har lett till att vi idag har ökat lägstanivån i alla faser av onboardingen, vilket underlättar för alla inblandade parter.

En som var med i projektet är Fanny Fremdling, People Business Partner på SD Worx. Hon menar att en mer automatiserad preboarding och tydligare förväntningar var två andra framgångsfaktorer i förbättringen. Men att använda systemen och företagets interna kompetens som stöd i onboardingen är två minst lika viktiga komponenter i en bättre onboarding-resa.

Använd system som stödjer slutmålet

När du ser över din onboarding, behöver du allra först bestämma vad ert slutmål är. Formulera hur ni vill att den nya medarbetaren ska känna när hen kommer till företaget. Först därefter kan ni gå igenom hur er onboarding ska se ut för att lyckas nå dit och utforska vilka system som kan stötta er på vägen.

Dessbättre finns det idag många system som kan automatisera administrativt arbete, och stötta medarbetare och chefer på olika sätt.

”Vi insåg att vårt eget HR-system kunde underlätta väldigt mycket genom att till exempel skicka ut automatiserade mejl och sätta mål. Men även hjälpa med förberedelserna för cheferna inför onboardingen genom exempelvis automatiserade påminnelser till cheferna att starta förberedelserna, vilket vanligtvis går ut 30 dagar innan den nya medarbetaren börjar. Våra olika organisationer kan också dela sina best practices med varandra via intranätet och på så sätt drar vi lärdom av varandra”, berättar Fanny 

Utse en ”buddy” i onboardingen

För en tryggare start i rollen, kan en "buddy” som välkomnar och tar hand om den nyanställde på sitt nya jobb underlätta. Helst bör det vara någon utanför teamet då syftet är att snabbt få igång den nya kollegans sociala nätverk på företaget, och inte bara träffa sina närmaste kollegor.

”Ofta utser företag en mentor för att introducera en till arbetsuppgifterna och dessutom se till att det sociala fungerar. Det har dock visat vara mindre effektivt. Ett bättre sätt är att utse både en buddy och en mentor för att fördela ansvaret på två personer. Det blir då tydligare roller för var och en, och de får även mer tid att hinna med sina vanliga arbetsuppgifter”, säger Fanny.

Tack vare dessa och andra förändringar i onboardingsprocessen, kunde SD Worx på kort tid se goda resultat och fick mycket positiv feedback från sina nyanställda.