Bättre preboarding – tryggare start för den nyanställde

Mer än var tredje nyanställd lämnar verksamheten under sitt första år. Att hitta rätt talanger och lyckas behålla dem är svårare än någonsin. Återkommande rekryteringsprocesser är kostsamma, både i form av tid, kraft och pengar. Så hur kan du få era nya medarbetare att trivas och stanna längre hos er? I det här inlägget ger vi tips på hur du kan optimera er preboarding och förbereda er för den kommande onboardingen.

I början av 2023 gick SD Worx egna HR-team igenom sina onboarding-processer. De hade identifierat stora skillnader i hur den fungerade internt och tillsatte en projektgrupp för att försöka förbättra onboarding-resan.

Med våra nya processer har vi idag lyckats ökat lägstanivån i alla delar av onboardingen och underlättat för alla inblandade parter. En av nycklarna till förbättringen var en mer automatiserad preboarding. 
 

Automatisera preboardingen

Det är viktigt att skapa tillit och en känsla av tillhörighet för din blivande kollega redan i preboarding-stadiet, det vill säga tiden innan den nyanställda har haft sin första dag på jobbet. 
Fanny Fremdling, People Business Partner på SD Worx, förklarar:

”Vi har automatiserat flera faser av onboardingen. Redan i preboarding-fasen skickar vi ut automatiserade mejl för att introducera vår organisation för den nyanställde, och vi har automatiserade påminnelsemejl till chefen, så hen hålls uppdaterad. Det gör det snabbare och enklare att komma igång, och ger en känsla av trygghet för både den nyanställde och kollegorna under de första arbetsdagarna.”

Presentera er tidigt för den nyanställde

I den information som går ut till den nya medarbetaren under preboardingen ingår bland annat en sammanställning av vad onboardingen kommer innefatta. Den nyanställde hälsas välkommen och får en övergripande bild av onboardingens olika delar, till exempel att en buddy kommer stötta lite extra i början, vilka introduktionstillfällen som är inplanerade och förstås att det kommer ges möjlighet att lära känna de nya kollegorna.

I dessa preboarding-utskick, introducerar vi även våra value statements, vilka förmåner vi erbjuder, avtal och annan praktisk information som är bra att veta redan innan första arbetsdagen.

”Det är viktigt att behålla det engagemang som den nya medarbetaren känner eftersom det kan vara lång tid, ofta 2–3 månader, från det att medarbetaren signerar sitt anställningsavtal till dess att den nya medarbetaren är på plats. Därför är det viktigt att tidigt knyta an och få medarbetaren att känna samhörighet med den nya arbetsgivaren.”, säger Fanny.

Sätt tydliga förväntningar

De flesta kan nog känna igen sig i att börja på en ny arbetsplats lätt kan upplevas överväldigande. Det känns ofta förvirrande att försöka ta till sig all den nya informationen. Därför är det viktigt att arbetsgivaren sätter förväntningar som är tydliga och känns rimliga för medarbetaren. På SD Worx jobbar vi med det vi kallar “30-60-90-mål”, det vill säga mål för 30, 60 och 90 dagar framåt. 

”När du sätter tydliga mål för första kvartalet, och bryter ner det i mer kortsiktiga delmål, blir det enklare för den nya medarbetaren att förstå och ta till sig målen. På så vis tar du bort all förvirring hos den nyanställde, och hen får en tryggare start och en tydligare väg framåt. Det känns då mer greppbart och genomförbart, och minskar risken att bli överväldigad”, avslutar Fanny.