HR – från admin till strategisk affärspartner

Inom HR ligger fokus på människan som organisationens främsta tillgång och hur man på bästa sätt drar nytta av den. Men är det verkligen hela sanningen? Precis som för lön finns det mängder av administrativa uppgifter som tar tid och resurser i anspråk som hade kunnat läggas på helt andra typer av insatser. Så hur kan dessa resurser frigöras?

Administration tar tid från såväl HR-avdelningen som chefer och medarbetare

Idag har många företag en ambition om att HR-avdelningen ska fungera som en strategisk affärspartner som säkerställer att personalen verkligen kommer till sin rätt och har möjlighet att prestera så bra som möjligt. Något som i förlängningen gör organisationen mer framgångsrik.  

Hur länge denna ambition än har levt i våra bolag är den krassa sanningen att allt för många HR-avdelningar har fungerat som en personaladministrativ funktion. För stort fokus har alltför länge legat på hantering av regler, lagar, dokumentation, fackförhandlingar, försäkringsfrågor och sjukanmälningar. Utöver dessa uppgifter får man heller inte glömma de ständigt inkommande frågorna om verksamheten.  

Medarbetare och chefer lägger i sin tur oproportionerligt mycket tid på den pappersexercis som krävs för exempelvis ledighet, sjukanmälan, föräldraledighet och så vidare. Tid som istället borde ha lagts på deras faktiska arbetsuppgifter.

Frigör tid med fullt ut digitaliserade processer

Om de anställda själva, utan att behöva ställa alltför många frågor eller söka rätt på information och dokumentation, kunde ta hand om stora delar av den här administrationen skulle alltså oerhört mycket tid frigöras. Dagar, timmar och minuter som i ett företag på 1000 anställda kan motsvara så mycket som 10 till 15 heltidsanställningar.

Med rätt förutsättningar skulle all denna tid kunna läggas på arbete som adderar värde och som verkligen bidrar till att realisera potentialen bland de anställda. Först då kan förflyttningen från personaladministration till strategisk HR ske. För medarbetare och chefer kan tidsvinsterna omsättas till att träffa fler kunder, sälja mer eller utveckla produkter, exempelvis.

Rätt förutsättningar i det här sammanhanget är fullt ut digitaliserade processer, standardiserade uppsättningar och arbetssätt. Digitaliseringen av HR skulle bland annat kunna innebära att all information blev lättillgänglig och sökbar för de anställda och att delar av arbetet automatiseras. Dessutom skulle medarbetarna själva kunna sköta administrationen mobilt via appar.

Var finns tidstjuvarna?

I takt med att administration reduceras kan innehållet i arbetet med HR förändras. Som strategisk affärspartner kommer arbetet istället få utrymme att kretsa kring hur man kan utvinna potentialen hos medarbetarna – genom kompetensutveckling, träffsäker rekrytering och genom att hjälpa de olika teamen i verksamheten att lösa olika utmaningar. Arbete som motiverar och utvecklar. Många föreställer sig att det är just detta arbete HR ägnar sig åt om dagarna, men när man väl får på pränt vad tiden läggs på blir det, dessvärre, i många fall uppenbart att så inte är fallet.

Men hur får man då veta, svart på vitt, vad och hur mycket tid som går åt och till vad? Utmaningen ligger i att man inte har gjort beräkningar på vad allt detta faktiskt kostar i form av tid. Här gäller det att identifiera tidstjuvarna, det vill säga allt det som driver onödig komplexitet och tar onödigt mycket tid för den som jobbar med HR samt för chefer och medarbetare. Först när dessa tjuvar är identifierade kan man sätta dem i relation till hur digitala verktyg och processer kan göra arbetet enklare, smidigare och snabbare.

Vill du veta mer om hur du kan räkna på dina kostnader för HR och lön? Boka en fri konsultation här >>

I denna e-bokk har vi samlat exempel på de kostnader som uppstår genom användandet av föråldrade system för HR och lön – och hur du kan komma tillrätta med dem i mer moderna lösningar. Tillsammans med vår Business Case-kalkylator kan du också räkna mer exakt hur ett business case skulle se ut för din organisation.  
 
I vår e-bok kan du läsa mer om:

• Manuell löneadministration 
• Mobila  och  smarta  system med AI
• Internt engagemang med tydlig förändringsledning
• Att frigöra tid för strategisk HR samt total cost of ownership (TCO)
• Onboarding – tid innan nyanställda blir produktiva 
• Exempel på hur du kan räkna på kostnaderna för HR och lönesystem