Krånglig logistik och bemanning? Gör som tomtemor: lös nästa års julstress med digital HR

Hade du också en svårlöst bemaning- och logistiksituation under julruschen i år? Då var du inte ensam. Många verksamheter är extra hårt pressade under jul, särskilt under pandemin.  Så hur mötte en av världens mest säsongspressade företag utmaningen? Vi träffade Tomtemor Claus, HR-chef för Tomteverkstaden AB, som gav sina bästa tips inför nästa års julsäsong.  

Det är fortfarande kallt på Nordpolen när vi träffas över en kopp varm choklad. Decemberrushen är över och vi blickar framåt mot vårens lugna säsong. Tomtemor Claus, HR-chef och medgrundare av Tomteverkstaden AB, ser trött men nöjd ut. 

• Så mycket har blivit enklare med åren, menar hon. Och det är tur, för jag och min man, VD Santa Claus, blir ju inte yngre. 

Tomteverkstaden AB är en säsongsinriktad verksamhet och det har sina utmaningar. Ett exempel är logistiken kring lager och personal. 

• Vi har en smart lösning för lagret då alla önskningar är säsongbetonade. Vi hyr lager som kan växa och minska efter våra behov. Och detsamma gäller vår löneadministration. 

Tomteverkstaden har lagt sin lönehantering på SD Worx, eftersom deras tjänst måste kunna skalas utifrån antal lönebesked per månad. De flesta nissarna är säsongsarbetare. Och för det krävs ett HR-system och en lönefunktion som snabbt kan ge topptomtarna en överblick på all medarbetardata; från anställning till onboarding och utveckling. 

• Det är A och O att ha HR-lösningar för de processerna. Så att de får betalt med rätt antal pepparkakor, får sin glögg i tid och så att schemaläggningen stämmer.  

Undvik julstressen nästa år - läs hur SSAB och andra företag nyttjat våra tjänster

”HR räddade julen 2021” 

Digital schemaläggning och HR har varit extra viktigt under pandemin. För även tomteverkstaden har varit påverkad av sjukdom.  

• Tack och lov hade vi en säker lösning som gjorde det enkelt för alla anställda att komma åt våra interna system även hemifrån. Vår lönefunktion kunde anpassas efter de nya direktiven. Vi kunde använda våra resurser mer effektivt och hålla reda på hur många timmar som spenderas i varje team.  

I en app fick de en överblick över frånvaro, semester och ansökningar.  

• Det är inte många som vet det, men den funktionen räddade faktiskt julen år 2021. 

Så fungerar rekrytering av toppnissar 

Inför varje säsong behöver Tomteverkstaden säsongsrekrytera flera tusen nissar. Många arbetar på lagret under högsäsongen. Där ska packning, inslagning och uppdelning av julklappar ske smidigt. 

• Konkurrensen är hård idag. För att få in rätt personal i rätt tid har vi nu digitaliserat hela rekryteringsprocessen. Det har varit en enorm lättnad. Nu kan vi enkelt rekrytera, onboarda och följa upp alla våra medarbetare genom tjänsten HR People. Nissarna känner sig sedda och kommer snabbt in i rutinerna och processerna. Många kommer tillbaka år efter år, där har vi tur. 

All information från rekryteringstjänsten förs sedan direkt över till deras onboardingsystem där den digitala signeringen kan ske. I Talent-delen av HR-systemet kan Tomtemor Claus även se vilken nisse som har vilken kompetens, och hur hon kan vidareutveckla dem på bästa sätt. 

• Det underlättar enormt, vi gör färre missar och det blir mindre administration för HR som nu kan fokusera på det viktigaste – att skapa god julstämning bland alla medarbetare. 

Tomteverkstaden har dessutom digital signering på plats. Det snabbar på processen, eftersom posten är ganska långsam vid Nordpolen.  

Miljövänliga leveranser med äkta renkraft 

Så hur ser tomtemor Claus på logistikutmaningar med transport och leverans? Är de redo för framtidens förändringar?  

• Visst finns det stora utvecklingsmöjligheter. Många människor är vana vid att få sin leverans 60 minuter efter en digital beställning idag. Men tack och lov konkurrerar vi inte med bolag som Amazon. I Tomteverkstaden litar vi på vårt varumärke och vet att kunderna kommer att vänta på sina paket till den 24:e och 25:e december. 

Och kraven på miljövänlig produktion och transport är något som Tomteverkstan arbetat med i många år. 

• Vi utnyttjar fortfarande renkrafter, istället för flyg. Så vi har låg miljöpåverkan.  

Med HR-lösningarna på plats ser Tomtemor Claus inga gränser för hur de kan utvecklas framåt. 

• Nu har vardagen blivit enklare för mig som HR-chef, för mitt team och mina medarbetare. Vårt välmående har ökat och produktionen likaså. Vi kan se att medarbetarengagemanget har skjutit i höjden. Nu ser julglädjen i verkstaden nästan ut som den på TV.