Så utnyttjar du möjligheterna med digitaliseringen inom HR

Digital transformation är ett hett begrepp just nu, inte minst inom HR. Men förutsättningarna, och därmed också lösningen, ser olika ut för olika verksamheter. Genom att utgå från de specifika behov och processer som finns i just din organisation blir valet av systemstöd både bättre och enklare. Här får du råd om vad som är viktigt att tänka på och hur du tar de viktiga stegen mot digital HRM. 

Det finns en uppfattning om att HR till viss del halkar efter i företagets digitala transformation och behöver bli mer aktiv i den digitala dialogen. Men mycket har hänt de senaste åren. En tydlig trend är att chefer idag gör mer av det traditionella HR-arbetet på egen hand, en annan att behoven av mer mobila och automatiserade processer ökar. Att den fasta fysiska arbetsplatsen dessutom får allt mindre betydelse när arbetet kan skötas på distans via ständigt uppkopplade bärbara datorer och smartphones, ställer nya krav på det personaladministrativa arbete och det stöd som organisationen behöver från HR.  

– Det här är en utveckling som vi ser drivs från flera håll. Såväl cheferna själva som fler och fler HR- och löneavdelningar inser värdet av effektivare och enklare processer, menar Johan Lekberg, som jobbar med utveckling av HR produkter på SD Worx. 

När medarbetarna kan göra mer av arbetet själva frigörs tid från HR, som kan fokusera mer på andra mer strategiska och proaktiva frågor som till exempel Performance Management och Employer Branding. 

Valet av systemstöd spelar roll 

För att hantera denna förändring krävs enkla och användarvänliga, mobila systemstöd som inte kräver specialistkunskaper. Mycket av den utveckling vi ser idag handlar om att tjäna tid på att automatisera och förenkla tråkiga, ofta transaktionsintensiva processer. Tid som HR-personalen istället kan lägga på att utveckla dialogen med organisationens chefer och medarbetare. 

Systemstöden spelar en viktig roll för att lyckas med den digitala transformationen, men det avgörande är hur väl du lyckas möta de behov och processer som finns i just ditt företag.  

– Några vanliga systemmässiga utmaningar som vi möter i dialogen med våra kunder är bland annat hur HRM-systemen klarar av att hantera ständiga omorganisationer och möjligheten att integrera olika personaladministrativa funktioner.

Vad styr behoven?

Det är framförallt två områden där Johan Lekberg ser att behoven av systemstöd inom HR ökar: dels system för att stötta en ökad rörlighet inom organisationer, dels verktyg för strategisk HR som till exempel Talent och Performance Management. 

– Att behålla talanger och högpresterande medarbetare upplevs som en utmaning i många verksamheter. Den här typen av personer ställer höga krav på personlig utveckling och snabb respons. De vill se en tydlig utvecklingspotential i företaget för att attraheras av att vara kvar. Det ställer krav på enkla, effektiva rutiner samt tydlig och relevant uppföljning. Här spelar valet av systemstöd en stor roll. 

Globaliseringen är en annan faktor som påverkar hur behoven ser ut. Många team är idag spridda geografiskt, med medarbetare på en plats och chefen på en annan. Detsamma gäller vilka kundmarknader företaget arbetar på.  

– Idag läggs mer fokus på att rekrytera rätt kompetens, var man sitter har mindre betydelse. Här har systemen en viktig uppgift att fylla genom att ta bort känslan av distans. Vi vill att det ska kännas nära och enkelt. Jag tror att vi inom en ganska snar framtid kommer att se automatisering som en självklarhet. Vi har pratat länge om det papperslösa samhället, men det är först nu som jag kan se tecken på att det verkligen utvecklas stöd digitalt som möter behovet av att förenkla dessa processer. Frågan är nu bara hur lång tid det kommer att ta. 

Tre råd på vägen till digital HRM/HCM

När processerna blir alltmer delegerade ökar kraven på användarvänlighet, tillgänglighet och samordning. Dessa behov återspeglar sig också i hur HR- och lönesystem utvecklas idag, med fler integrerade HRM-lösningar, kopplade till en HR-master som utgör kärnan för hela det personalrelaterade arbetet.   

– En viktig del när du startar igång ett digitaliseringsprojekt inom HR och lön är att inte göra ett för stort projekt från början och utgå från ditt företags specifika processer och behov, säger Johan Lekberg och ger tre råd på vägen: 

1. Börja med de transaktionsintensiva processer, t ex tidrapportering, arbetspass-byte mellan kollegor, kvittohantering, ledighetsansökningar, frånvarohantering: Finns rätt systemstöd idag? Vilka behov och möjligheter finns att göra saker enklare? 
2. Gå därefter vidare med de mer strategiska processerna inom HR som chef- och medarbetarstöd, exempelvis rekrytering, system för målsättning och medarbetarsamtal, verktyg för matchning av lediga tjänster internt.  
3. Var öppen för nya arbetssätt och välj systemstöd utifrån vad som kan förenkla arbetet och bidrar till öka tillgänglighet och rörlighet i din organisation.