Säkra upp inför framtiden: Ta kontroll över dina arbetskostnader

I en stundande lågkonjunktur och en allt mer osäker arbetsmarknad är det viktigare än någonsin för företag att ha god kontroll över sina arbetskostnader. Och för de allra flesta företagen är det personalkostnaderna som leder till majoriteten av utgifterna. Men, många har idag svårt att få en ordentlig överblick över hur de ligger till, jämfört med konkurrenterna. När vi frågade över 3000 europeiska företag i vår studie ”Future of Work & People” om vilka deras största HR-utmaningar var, låg “Hantering av personalkostnader” på topp-tio-listan. 

Hur kommer det sig att en så viktig fråga fortfarande är så svår för många företag att hantera och vad ska de göra annorlunda? Vi har pratat med Ola Pettersson, affärskonsult och grundare av Do A Birdie och Magnus Nilsson Fahlén, COO på Knowit Insight Accelerate, om vikten av att ta och behålla kontrollen över sina arbetskostnader. Sammanlagt har de över 30 års erfarenhet av att optimera, effektivisera och hantera bemanning och kostnader inom affärsorganisationer. 

I den här artikeln går vi tillsammans igenom varför du borde tänka ett varv extra kring din planering av arbetskostnader och vad du kan vinna av att äntligen få kontroll på dem. 

Psst! Se inspelat webinar med Magnus och Ola om hur du får kontroll över era arbetskostnader

A och O i ett framgångsrikt bolag 

Det finns mycket att tänka på när det kommer till att driva ett framgångsrikt bolag, men det råder ingen tvekan om att arbetskraften är en av de största delarna. För att kunna upprätthålla tillväxt, speciellt under oroliga tider, krävs det en sylvass planering. 

Magnus: “En sparad krona är alltid en krona på sista raden. Arbetskostnader är en så otroligt stor del av mångas verksamhet och resultaträkning. Det är helt enkelt en enorm del av de kostnadsposter som finns i ett bolag. “ 

Det är ytterst få bolag som överlever om de inte har koll på sina arbetskostnader. Den höga konkurrensen på marknaden gör att företag med bättre hantering enkelt tar platsen från de företagen med sämre. 

Ola: “Det är en fråga om överlevnad. Att inte ha koll på personalkostnader är få förunnat att lyckas vara långsiktiga och hållbara. Det är också nödvändigt för att kunna vara konkurrenskraftiga och fatta rätt beslut inför framtiden. “ 

Hantera personalkostnader handlar inte om att minska dem 

Men, att hantera arbetskostnader ska inte förväxlas med att bara spara pengar. Att få kontroll över arbetskostnader handlar lika mycket om att värna om medarbetarna och optimera deras arbetsbelastning.  

Magnus: “Det är viktigt att personalplanera för själva medarbetarresan och upplevelsen för de anställda. Man vill kunna hålla medarbetarlöftet och se till så att de varken har för lite eller för mycket att göra. Det blir ju i sin tur en konsekvens för hur kvalitén upplevs för slutkund. “ 

Effektiva arbetsdagar och optimerad planering höjer kvalitén på produkten eller tjänsten som du erbjuder. Är det någon del i kedjan som skaver, påverkar det hela organisationen. 

Ola: “Att hantera personalkostnad innebär inte ett likhetstecken med att minska personalkostnad utan just att ha koll på och kontrollera dem. Man måste kunna förutse vad man kommer behöva bekosta, när och varför. Det är otroligt viktigt från ett finansiellt perspektiv, men nästan ännu viktigare ur ett service- och kvalitetsperspektiv.” 

Våga lyfta blicken och planera långsiktigt 

Många företag arbetar dagligen med att släcka bränder och får tiden knappt att räcka till. För att lyckas få en stabil grund att ta nästa kliv ifrån behövs ett helhetsperspektiv och en större kraftansträngning. Vill du vara framgångsrik länge, måste du även planera för det. 

Magnus: “Framförallt bör man lägga fokus på själva planeringsaspekten, både kort- och långsiktigt. Det är en utmaning att hantera personalkostnader för stunden och möta kortsiktiga svängningar men man måste även orka höja blicken. Vad behöver vi om tre-fyra år och hur långt framåt kan vi se?” 

Det är enkelt att bli defensiv när oväntade situationer dyker upp och bara fokusera på att strypa kostnaderna. I det här läget gäller det att ha is i magen och försöka ta beslut som kommer vara lönsamma även när det inte längre är kris. 

Magnus: “När vi kommer in i turbulenta tider blir tankesättet väldigt mycket ’här och nu’ och då kommer man in i en bubbla. Problemet med det är att bubblan krymper, man tänker enbart på just det här räkenskapsåret men sen när 1 januari dyker upp vet man inte vad man ska göra.” 

Investera i kompetens och digitala lösningar 

Även om fördelarna är tydliga är det inte lätt att veta var man ska börja för att få kontroll över sina arbetskostnader. Första steget är att se över vad du har att jobba med, både för att plocka lågt hängande frukt, men även för att långsiktigt spara in och optimera arbetskraften. 

Ola: “Du kan nästan alltid här och nu hitta sätt att spara in på personalkostnader. Men, tittar du långsiktigt får du större spelmöjligheter. Att balansera korta actions med den långa strategin är otroligt viktigt.” 

Det finns mycket kunskap, kompetens och digitala verktyg som kan underlätta din personalplanering. Att investera i ekonomisk kunskap och digitala lösningar kan hjälpa dig få den insikt du behöver för att kunna sätta en långsiktig strategi för dina arbetskostnader.   

Ola: “Ta in kompetens! Personalplanering och hantering av kostnader handlar om mycket mer än att kunna göra fina Excel-ark. Det finns kompetens på marknaden som man borde nyttja. Tar man inte hjälp av den så kommer man räkna bort sig på lång sikt och missa delar där effektivisering hade varit möjlig.” 

Lär dig mer om hur du hanterar dina arbetskostnader på vårt webinar 

Att hantera arbetskostnader handlar inte bara om att spara pengar. Det handlar framförallt om att skapa en effektiv strategi för ett välmående företag i tillväxt. Vikten av kontroll när det kommer till arbetskostnader vet de flesta om, men få har koll på hur de faktiskt får en översikt över hur de ligger till.  

Vill du veta mer om hur du får koll på och sätter en lönsam strategi för dina arbetskostnader? Se inspelningen av vårt webinar med Magnus och Ola om att hantera arbetskostnader här! 

Har du fler frågor om HR eller lön? Kontakta oss på SD Worx här.