Äldre lönesystem dyrare än du tror: kostnaderna du inte kände till

Äldre system kan driva mängder av kostnader som de flesta kanske inte ens är medvetna om. I en serie om fyra artiklar tittar vi närmare på de kostnader som uppstår i daterade lösningar för HR och lön – och hur mer moderna system och plattformar kan kapa dem. I den här artikeln tar vi en närmare titt på lönesystemen.

Kapa tid som går åt till manuella registreringar

Tid är pengar brukar det sägas och arbetet med lön är inget undantag. Något som slukar mycket tid för lönespecialisterna är alla de manuella registreringar av olika uppgifter som måste göras varje månad. Ett monotont arbete som inte bara är tidskrävande men som dessutom gör det svårare för lönehandläggaren att fokusera på mer kvalificerat och värdeadderande arbete.

En stor del av dessa manuella registreringar kan med nyare systemlösningar i högre grad automatiseras, vilket innebär att mängden tidskrävande och återkommande arbetsuppgifter reduceras vilket frigör mycket tid.

Överlåt uppdateringar till systemleverantören

En annan kostnad går att koppla till den interna kompetens som behöver finnas på plats för att lönesystemet ska uppdateras med exempelvis förändringar i kollektivavtal eller lagändringar och så vidare. Sådan kunskap behöver underhållas löpande. Ändringar och uppdateringar av detta slag kräver en stor mängd manuella insatser och tar mycket tid i anspråk för omvärldsbevakning och genomförande.

Att i stället låta löneleverantören ta ansvar för sådana ändringar och se till att uppdateringarna sker löpande och automatiskt är en stor fördel. Du slipper ta in expertis utifrån eller hushålla med kompetens in-house – något som annars driver stora kostnader. Du kan dessutom vara säker på att det alltid blir rätt. Att denna typ av stöd för uppdateringar är en del av er leverantörs erbjudande är därför viktigt att säkerställa.

Låt AI sköta kontroller och rättelser

Att lönen blir rätt är naturligtvis A och O och den som arbetar i äldre lönesystem vet att mycket tid läggs på kontroller och därefter rättelser varje månad.

Leverantörer av lösningar för lön som ligger i framkant arbetar dock för att utveckla artificiell intelligens (AI) i sina system. Med AI lär sig systemet att se mönster i dina lönedata och kan därför lätt urskilja avvikelser. AI fungerar som en extra resurs som kan göra analys av lönedata – så att du slipper. Felen och de rättelser som behöver göras blir därför färre och mindre tid tas i anspråk för lönehandläggarna. Dessutom blir AI-funktionen mer och mer träffsäker i sin analys för varje lön som görs och lär sig vilka fel den behöver agera på och inte.

Spara tid för både medarbetare och lönehandläggare med moderna försystem

Länge har de försystem som används för att exempelvis rapportera tid, utlägg, resor och så vidare varit komplicerade och långt ifrån användarvänliga. Detta har i förlängningen resulterat i missförstånd och felrapportering vilket tar tid från såväl lönehandläggare som för övriga medarbetare.

Nya lönesystem innebär ofta en fördel i form av de nya försystem som kan kopplas till lösningen. Här får medarbetaren makten – arbetet går snabbare och är mer lättillgängligt genom mobila funktioner med ständig åtkomst genom appar som kan användas från smartphones och surfplattor. Rapporteringen blir enklare och mer felsäker då systemet guidar användaren och talar om ifall något rapporteras felaktigt eller om information saknas. På så sätt blir det rätt redan från början istället för att felaktigheterna ska upptäckas av lönehandläggaren som sedan måste kontakta den anställde för att få korrekta uppgifter. Moderna försystem sparar tid för löneadministratören såväl som medarbetaren som kan fokusera på det ordinarie arbetet istället för administration.

Samla kostnader i en cloud-lösning

Många av kostnaderna förknippade med äldre lönesystem kan kopplas till de IT-kostnader som lösningarna medför. Fysiska serverlösningar on-premise driver kostnader genom exempelvis licenser, övervakning och antivirusmiljö. Med ett molnbaserat lönesystem kommer du istället åt tjänsterna direkt i webbläsaren och slipper många av de IT-relaterade kostnader som en fysisk serverbaserad lösning medför. Licenser och övriga on-premise-relaterade kostnader samlas i en cloud-lösning. Mindre tid läggs på att hantera och underhålla en stor mängd tekniska lösningar vilket minskar kostnaderna ytterligare. Du kan läsa mer om hur molnlösningar kan reducera IT-kostnader i artikeln här.

Vill du veta mer om hur du kan räkna på dina kostnader för HR och lön? SD Worx har tagit fram Busines Case Calculator där du med vår hjälp kan få bättre insyn i kostnadsbilden för dina system.

Boka en fri konsultation här >>

 

Ladda ned vår e-bok
Vad tjänar vår organisation på en ny HR- och lönelösning?

I denna e-bok har vi samlat exempel på de kostnader som uppstår genom användandet av föråldrade system för HR och lön – och hur du kan komma tillrätta med dem i mer moderna lösningar. Tillsammans med vår Business Case-kalkylator kan du också räkna mer exakt hur ett business case skulle se ut för din organisation.  
 
I vår e-bok kan du läsa mer om:

• Manuell löneadministration 
• Mobila  och  smarta  system med AI
• Internt engagemang med tydlig förändringsledning
• Att frigöra tid för strategisk HR samt total cost of ownership (TCO)
• Onboarding – tid innan nyanställda blir produktiva 
• Exempel på hur du kan räkna på kostnaderna för HR och lönesystem