Digitalisering av HR-processer sparar tid, resurser och minskar fel

Andelen som arbetar på distans har ökat markant under pandemin och många företag ställer nu om för att fortsätta arbeta flexibelt även när restriktionerna är borta. Det ställer krav på HR – de måste följa med och vara tillgängliga och effektiva för alla. Det finns mycket att vinna på digitaliserade HR-processer där e-signering och automatiska checklistor är en självklarhet.

– Vinsterna av en digitaliserad HR-process är många. Företag får bättre överblick, arbetsprocessen blir tightare och mer effektiv. Dessutom minskar administration och uppföljning, personalärenden blir smidigare och det görs färre misstag, medan e-signering ger snabbare hantering och höjer säkerheten, säger Michael Gyllenflykt, produktspecialist på SD Worx och ansvarig för processer inom People, SD Worx HR:s masterdatamodul.

Nya funktioner effektiviserar digitaliseringen

Med nya funktioner blir arbetet mer effektivt och chefer kan i större utsträckning själva hantera onboarding och processer kring nyanställning. Det finns till exempel färdiga mallar för avtal, redo att användas, signeringsprocesserna blir kortare och dokument sparas automatiskt i digitala arkiv.

– Vi har fått tydliga indikationer från våra kunder kring vad som kan underlätta deras arbete och utifrån det har vi tagit fram tre funktioner som vi tror kommer göra stor skillnad i digitaliseringen av HR-processer. Tidigare behövde HR till exempel skicka hem anställningsavtal med post, idag kan det ske digitalt på bara någon minut, säger Michael Gyllenflykt.

De nya funktionerna består av:

E-signering – Allt fler kunder aktiverar funktionen för e-signering, som gör det möjligt för alla parter att följa statusen på ett ärende, se vem som skrivit under och korrigera eventuella fel i realtid, istället för manuell hantering. Det sparar tid och säkerställer att allt blir rätt.
Checklista – En digital checklista som chefer kan använda vid bland annat nyanställning, där chefen får information om när det är dags att till exempel beställa dator och fixa IT-användare. Checklistan kan också användas av den anställde för att komma ihåg att komplettera med uppgifter, som nära anhörig eller privata mobilnummer.
Mouseover – HR kan skriva förklarande texter som visas när chefen hovrar över ett fält. Mouseover är önskad från många kunder eftersom det både sparar tid och minskar risken för fel eller frågetecken i digitaliserat HR-arbete.

E-signering ger säkerhet i digitalisering av HR-processer

SD Worx HR skickar ut notiser om dokument som ska signeras, sammanställer signaturer från alla parter och lagrar avtal i ett digitalt arkiv. E-signeringen sker i samarbete med Scrive och majoriteten av alla kunder använder verifiering via Bank-ID.

– Det finns stora säkerhetsfördelar med e-signering. Scrive är en stabil partner och risken för att avtal ska komma bort minimeras. I framtiden hoppas vi även kunna implementera en Kivra-lösning så att alla godkända dokument sparas i din Kivra-inbox, berättar Michael Gyllenflykt.