HR-analys: 5 praktiska tips för att komma igång

När du kombinerar, analyserar och validerar de olika datakällorna i din organisation kan du bättre förstå och optimera. Inte bara personal- och kapacitetsplanering, utan även verksamhet, resurser och ekonomisk prestation. Men för att göra detta effektivt behöver du en vattentät ram. Här kan du ta reda på hur du bygger ramverket!

Skapa en historia bakom dina HR-mått

Folk älskar en bra historia. Det gäller även att komma igång med HR-data och analyser. Så se till att du skapar en tydlig och enkel berättelse som svarar på frågor som:

· Varför är dataanalys relevant för vår organisation?
 · Vad försöker vi uppnå?
 · Vem kommer att dra nytta av detta?
 
Att ha en sådan övergripande historia kommer att göra det möjligt för dig att hålla koll på vart du är på väg när du samlar olika beslutsfattare i organisationen bakom projektet och målen.

Bestäm en uppnåelig omfattning

För att få igång din HR- och personalanalys, ta först ett steg tillbaka och ställ dig själv frågan: "Vilka aspekter av min personalstyrka påverkar min verksamhet?" Det är här din magkänsla kommer in. Sedan, baserat på din erfarenhet och med stöd av historiska data, har du förmodligen en uppfattning om vilken typ av HR-relaterade affärsämnen som förtjänar din uppmärksamhet.
 
Du kanske vill hantera dina arbetskostnader, till exempel. Eller kanske du vill fokusera på att förbättra din organisations kapacitetsplanering, produktivitet, rekrytering och så vidare?
 
Välj sedan ett väldefinierat ämne att utforska först. Säg till exempel att ditt företag vill göra något med sin kapacitet. Ett så brett ämne kan vidare delas in i mer hanterbara underämnen. Kanske bör frånvaro vara ditt fokus? Eller hur är det med arbetstiderna? Eller kanske ditt företag behöver mer klarhet i hur framgångsrik rekrytering och onboarding är? Ju mer specifikt ämnet beskrivs, desto bättre.

Bygg broar över ditt företag

Att bestämma omfattningen av HR- och personanalys bör inte bara vara "en HR-grej". Tvärtom fungerar HR som en viktig sparringspartner i hela processen (men även andra avdelningar och affärsenheter bör involveras fullt ut). Oavsett om det är ledning, IT, ekonomi, drift eller juridik, har varje del av verksamheten olika syn på både arbetskraftsaspekter och dataanvändning som bör beaktas.
 
Med andra ord, se till att prata med beslutsfattare från alla relevanta avdelningar och/eller affärsenheter – och brainstorma projektets omfattning tillsammans. Här igen: less is more. Ett litet men framgångsrikt första projekt hjälper dig att skapa en bred stödbas för mer avancerade HR- och persondataprojekt i framtiden.

Kartlägg dina datakällor 

När du har bestämt din omfattning och byggt upp en bas av stöd, är det dags att kartlägga källorna du kommer att hämta din data från. Beroende på storleken på ditt företag kan dessa datakällor ha olika former. Från Excel och Google Sheets till CRM- och HR-system, verktyg för tidsregistrering och schemaläggning, programvara för talanghantering och utbildningssystem.

Beroende på omfattningen av ditt projekt kan du också behöva överväga externa datakällor. Ta till exempel ett företag som vill vara det första du tänker på som arbetsgivare som kan attrahera och behålla en mångsidig och inkluderande arbetsstyrka. En sådan verksamhet kommer att vilja inkludera närvaro på sociala medier som en extern datakälla.

Läs också: De fyra stegen i mognad för HR-analys.

Skapa en gemensam förståelse av data

Innan du börjar titta på din HR-data är det viktigt att etablera en gemensam grund. Det innebär ofta att man förstår varandras språk och terminologi. Till exempel kan sättet du beräknar FTE variera beroende på sammanhanget, särskilt vid en fusion eller ett förvärv. Ett annat exempel: alla ser inte på personalomsättningen på samma sätt.

För din HR-avdelning är till exempel uppgifter om även tillfälligt anställda relevanta att tänka på här, medan ekonomiavdelningen och företagsledningen kanske föredrar att bara mäta antalet avgående anställda som faktiskt stod på lönelistan.

När du dokumenterar beräkningar som dessa, beskriv i detalj:

• Vilket mål måttet uttrycker.
• Hur det beräknas.
• Från vilken datakälla kommer den att hämtas och med vilken frekvens.
• Vilka mål eller KPI:er du försöker uppnå.

Förutom ett gemensamt datorspråk är en gemensam referenspunkt också väsentlig. Ibland innebär detta att man utför en nollmätning. Var ligger din verksamhet nu när det gäller till exempel medarbetarnas välbefinnande och tillfredsställelse, prestation eller frånvaro? För att ta reda på om du är på väg åt rätt håll måste du veta var du började.

Läs också: 3 byggstenar för framgångsrik datahantering inom HR.