Medarbetarna i centrum vid skapandet av framtidens HR

Allt fler organisationer väljer att digitalisera sin HR, och det är inte så konstigt! Digitalisering och automatisering av tidigare manuella processer ger flera fördelar såsom förenkling, effektivisering och ökad långsiktig lönsamhet. Men, för att kunna ta del av fördelarna krävs det noga planering och att utgå från medarbetarna när digitaliseringen sätts igång. 

Misstaget många organisationer gör är att vara för snabba i sin implementering av nya digitala system och att inte ta den slutgiltiga användaren i beaktning. Vi har träffat Erika Fricke, senior konsult inom Digital HR på Knowit Insight Accelerate och Henrik Gustafsson, digital strateg, författare och verksamhetsdesigner på MovingMind. De hjälper organisationer att kartlägga sina processer och medarbetarupplevelser för att få de bästa förutsättningarna inför sin digitalisering. 

Här berättar de hur verksamheter ska tänka för att utforma digital HR för medarbetarna.  

Psst! Se inspelningen av Erika och Henriks webinar om att utveckla digital HR med medarbetarna i centrum

Syftet med systemstöd är att underlätta för medarbetaren 

Det första steget i att digitalisera HR är att ta reda på vilka moment som medarbetarna är involverade i, hur upplevelsen är, vad som fungerar och var förbättringar behövs. Ett digitaliseringsprojekt kan bli långt och det kan vara lätt att glömma vad målet var från början. Här är det viktigt att hela tiden komma ihåg vad syftet med digitaliseringen faktiskt är; i det här fallet att underlätta för medarbetarna att utföra sitt arbete.  

“Digitaliseringsprojekt har olika syften men ett centralt tema är att få ihop en medarbetarupplevelse och ett systemlandskap som leder till minskad manuell hantering och färre irritationsmoment för medarbetarna," menar Erika. 

Manuella processer är både tids- och energikrävande för medarbetarna och kan resultera i att onödiga misstag begås. Om digitala automatiserade processer finns på plats kan det leda till mer lönsamhet för organisationen i stort men också frigöra tid till viktiga mänskliga möten och samarbeten för att t.ex. stärka kulturen eller tänka kreativt kring förbättringar. 

Goda intentioner leder inte alltid till det bästa resultatet 

De flesta verksamheter som väljer att digitalisera gör det för att de vill skapa en smidigare arbetsdag för sina medarbetare. Intentionerna är med andra ord ofta väldigt goda. Problemen som kan uppstå är att behoven inte identifierats innan de nya systemen implementeras. Och, på så sätt blir behoven heller inte uppfyllda.  

“Ny digital teknik kan göra arbetet enklare, effektivare och mer engagerande. Ett vanligt misstag är att bara titta på processen och inte ta hänsyn till medarbetarnas faktiska arbetssituationer. Det gör att medarbetarna i praktiken blir mer stressade och överbelastade, trots de goda intentionerna,” säger Henrik. 

Det kan vara att arbetsflödena inte är anpassade efter verksamhetens dagliga drift eller att systemet är för komplicerat för medarbetarna som i slutändan ska använda det. I värsta fall har verksamheten spenderat stora resurser på att utveckla systemstöd inom HR som inte nyttjas på sätten det var tänkt, ger medarbetarna mer arbete än de tidigare och därför till slut går oanvänt. 

Involvera medarbetarna och ta reda på deras behov 

Nyckeln till att få till fungerande system som leder till förbättrade arbetsprocesser i din verksamhet är att låta dina medarbetare hjälpa till att utforma dem. Involvera de arbetsgrupper som kommer ha användning av de nya digitala processerna och låt dem utrycka sina behov och önskemål. Det är genom att lyssna på dina medarbetare som du får en tydlig bild av hur nuläget ser ut, var det finns luckor och hur deras arbetssituation kan underlättas. 

“Medarbetarna är experter på sitt arbete och vet vilka problem som behöver åtgärdas. Om de får medverka i att utforska och utforma nya processer och lösningar så kommer de också att vara drivande i förändringen,” säger Henrik.