Så går onboarding-processen till: ”Vi finns med dig hela vägen”

Trots att outsourcing ger mer förutsägbara kostnader, säkrad kompetens samt effektivare rapportering och hantering av löneprocessen så tvekar många CFO:er och HR-chefer inför att outsourca lön. Argumenten är ofta att det verkar krångligt och att en outsourcingleverantör inte kan klara av bolagets komplexa affärsstruktur. Susanne Svensson på SD Worx som är van vid att onboarda de flesta branscher och strukturer. Här berättar hon hur processen går till. ”Vi finns med dig hela vägen. Det ska bara fungera”, säger hon. It just Worx.  

Orsaken till att en organisation börjar fundera på att outsourca lön kan naturligtvis variera. Enligt Susanne Svensson som är Client Onboarding Manager på SD Worx, triggas ofta processen av att löneadministrationen inte fungerar optimalt eller är för resurskrävande.    

 - En diskussion kring outsourcing kan exempelvis sätta i gång när organisationen växer och får ett behov av fler lönespecialister. Då upptäcker många att det är kostsamt att anställa. Diskussionen kan också initieras av att någon på löneavdelningen blir sjukskriven, vilket gör att HR-arbetet blir lidande. 

När CFO:er och HR-chefer väl börjar se över processerna upptäcker de ofta att många av dessa utmaningar kan lösas genom outsourcing. 

– Som HR-chef vill du vara säker på att det alltid finns ett team som ansvarar för lönerna. På SD Worx får du en namngiven kontakt och bakom denna arbetar ett stort team som är alltid är tillgängliga. Det fiffiga är att du bara betalar per lönespecifikation och allt är inkluderat i detta pris vilket gör kostnaden mer förutsägbar och lätt att skala upp och ner efter behov, vilket brukar tilltala CFO:er.  Det blir en trygghet både avseende kostnad, kompetens, team och resurser.   

Susanne förklarar vidare:   

– Med outsourcing kan dina ekonomisystem kopplas mot det outsourcade lönesystemet vilket garanterar att du alltid får korrekta rapporter som kommer i tid, något som brukar trigga CFO:er på bolagen. De behöver inte heller oroa sig för att systemet inte uppdateras regelbundet eftersom det sköts av oss på SD Worx. Vi har också en supportmodell som garanterar korrekt ”pay out ” i korrekt tid. Det blir dyrt för oss om vi inte levererar enligt avtal. Därför jobbar vi dygnet runt för att lösa eventuella problem som kan uppstå i systemet.  

Men trots alla dessa fördelar, är det vanligt att verksamheter tvekar inför att ta steget. 

– Det är inte ovanligt att man är rädd för att processen ska bli för krånglig och svår. Många ifrågasätter om en outsourcingleverantör kan klara av deras komplexa struktur som de har i verksamheten. 

Klarar ni även av komplexa strukturer?  

– Ja, vi är vana att hjälpa de flesta branscher och olika affärsstrukturer mot en trygg och flexibel lönehantering. Geografisk spridning, regionala skillnader, flera olika kollektivavtal, komplicerade bolagsstrukturer och avtal som inte finns registrerade digitalt är inget hinder för oss.  

– Våra konsulter har bred kompetens och lång erfarenhet och vi arbetar efter en noga utarbetad projektmodell där vi kartlägger nuläget, fångar upp avvikelser och specialavtal samt gör implementationstester. Målet är att enas om en gemensam och kvalitetssäker process.   

Vad krävs för att få ett lyckat resultat? 

– Detta är inte ett projekt som sköter sig själv. För att det ska löpa smidigt är det viktigt att organisationen involverar rätt resurser.  När vi startar projektet börjar vi därför med att sätta ihop en väl sammansatt grupp med olika spetskompetenser. Vi har ett nära samarbete med organisationen och en professionell projektledare från SD Worx som är med från första till sista mötet säkerställer en kontinuerlig dialog. Ofta har SD Worx också med en lönespecialist och en systemspecialist som kan stötta organisationen under hela processen.  

Måste hela löneavdelningen involveras?  

– Absolut inte. Det räcker att en person från organisationen som har tillräcklig kunskap och kan svara på frågor är med i projektet. Ofta är det en lönechef som inte själv är aktiv med lönerna så det dagliga jobbet inte blir lidande.   

Vilka råd har ni till kunder som är osäkra på om det är värt att ta steget?  

- Vinningen i outsourcing är att du får en bra struktur över din egen organisation med deadlines, blanketter, kommunikationsvägar och korrekta löner. Det gör att du kan koncentrera dig på din egen verksamhet. Du behöver inte heller ha programvara som ska underhållas, eller backupfunktion för lönehantering. SD Worx ordnar detta både vid semestertider och sjukdomstider.  

Susanne berättar också att de brukar råda kunder som ändå är osäkra att ta kontakt med andra SD Worx-kunder i samma bransch. De kan berätta hur de tycker att onboarding-processen genomfördes och vilka effekter de har fått genom att outsourca.   

– Ofta ger ett sådan här stort projekt ringar på vattnet. Det blir ett sätt att få till ett mer effektivt arbetssätt i hela organisationen. Vi hjälper gärna till med råd kring hur ditt företag kan framtidssärkas och få hållbara processer genom outsourcing. 

 

Vill du veta mer om hur en onboarding-process skulle gå till för din verksamhet – och hur den skulle kunna utveckla ert företag? Hör av dig till oss!

Med SD Worx får du en mycket kunnig partner som jobbar rådgivande och ansvarstagande för att ditt företag ska ha den bästa lösningen både nu och i framtiden. Vi hjälper er proaktivt och kontinuerligt att effektivisera era processer. – It just Worx.