Så påverkas HR-avdelningen i coronatider

Precis som alla andra roller inom tjänstemannasektorn har HR-funktionen behövt anpassa sig efter de nya förutsättningar för arbete som coronapandemin har inneburit. HR har dessutom i många fall haft en ledande roll att kommunicera ut de nya förutsättningarna till företaget. Här tar vi en närmare titt på vad allt detta har inneburit i praktiken – och hur väl rustad HR-funktionen var att ta sig an de nya utmaningarna

I det här blogginlägget ger Magnus Engman, vd på SD Worx Sverige, sin syn i frågan.

Snabb omställning till digitalt arbete

Den stora problematik som HR i likhet med lön har ställts inför under coronapandemin har varit förutsättningarna för digitalt arbete, när vi från en dag till nästa behövde arbeta hemifrån. Det har även varit en fråga om att kunna få överblick över personal, tid, beslutsunderlag och KPI:er för att få en tydlig bild av kostnader och fördelning av arbete. Det vill säga, möjligheten att få en helhetsbild som grund för att fatta rätt beslut i ett kritiskt läge.

Under utbrottet av coronaviruset har många korttidspermitterats. Kombinerat med att många nu arbetar på distans har inneburit att man i högre grad än tidigare behövt enkla och tillgängliga sätt att skriva nya avtal. För många företag har det därför underlättat avsevärt om man haft möjlighet till elektronisk signering, istället för att behöva skicka fysiska pappersavtal som tar tid att komma fram och som sedan ska skickas tillbaka.

Även on- och offboarding-processerna har under den här perioden behövt förändras i grunden. Många som nyanställts sedan mars 2020 har ju exempelvis inte ens träffat sina kollegor sedan de började. Allt från tillgång dokument och material som den anställde behöver för att läsa in sig på verksamheten, till beställningar av passerkort, dator och telefon behöver det nu finnas digitala rutiner för.

Upp till bevis – hur digitalt mogen är din verksamhet?

I tjänstemannaföretag är omkring 70 procent av kostnaderna relaterade till personal och därför har man inom många företag på senare år satsat på att digitalisera processer inom HR. Även on- och offboarding-processerna har därför blivit alltmer digitaliserade då man kommit till insikt om hur mycket tid och resurser som finns att spara på detta. Därigenom har HR-avdelningarna inom många företag lyckligtvis varit bättre rustade för den omställning som skedde.

Det var dock först i våras, vid utbrottets början, som allt ställdes allt på sin spets och man fick se om de digitala arbetssätten verkligen fungerade fullt ut eller inte. De verksamheter som redan tidigare använde en HR-plattform där all administration kunde hanteras digitalt har gynnats oerhört av detta. Främst genom den effektivisering av arbetet det innebär, särskilt när det nu skett så många förändringar i olika anställningar.

Teknik i all ära, men hur kunnig är din leverantör?

I verksamheter där dessa digitaliserade processer inte funnits på plats har en av de givna utmaningarna varit att allt tar längre tid. Alla analoga och manuella processer är i sin natur mindre effektiva och tar mer tid i anspråk. Utan digitaliserade processer tappar man dessutom överblicken över var man befinner sig i olika processer och vad status är i olika ärenden. Du kanske till exempel vet att du har lagt ett brev med ett avtal i brevlådan, men vad som hänt därefter har du ingen kontroll över eller insyn i. I motsvarande digitala process kan du i realtid se när avtalet är mottaget, när det signeras och så vidare.

Men för att processerna ska gå att applicera digitalt gäller det inte bara att rätt teknisk lösning finns på plats. Det är även en fråga om att den systemleverantör som erbjuder lösningen kan agera kunskapspartner i samarbetet. En sådan partner behöver därför ha gedigen branschkompetens och en grundförståelse för hur din specifika bransch och ditt företag fungerar. Det kanske är så att det i just ditt bolag, eller inom din bransch, finns en stor mängd anställningsformer. Då krävs det att både applikationen och leverantören kan hantera det och att det finns kunskap om hur hanteringen ska ske på rätt sätt. Leverantören måste vara rådgivande och kunna hjälpa kunden att driva omställningsfrågorna och prioritera vad som verkligen är viktigt. Detta blir än mer avgörande i en tidskritisk situation såsom den som uppstod vid utbrottet av coronaviruset.

Hur har coronapandemin påverkat arbetet för HR-avdelningen inom din organisation? Är era processer fullt ut digitaliserade eller finns det mer kvar att göra? På SD Worx har vi skapat en serie av tjänster som gör din HR så effektiv som möjligt, för att du ska kunna fokusera rätt vid tillfällen då tiden är kritisk.