Värdet av att digitalisera HR – Skapa förutsättningarna för en modern arbetsplats

Att framtiden är digital har ingen missat. Men när stora delar av svenska organisationer lämnar det manuella pappersarbetet bakom sig, hamnar ofta HR-funktionen på efterkälke. 2022 frågade SD Worx över 20 000 medarbetare och arbetsgivare i 16 olika länder, hur långt de hade kommit med digitaliseringen av sina HR-funktioner. Resultaten visade att Sverige faktiskt är ett av de länder som ligger mest efter i sin digitala HR-utveckling.  

Hur kommer det sig och hur kan vi gasa på processen? Vi har pratat med Anna Carlsson, HR Tech-analytiker och grundare av HRDigi, om hur man ska tänka för att prioritera HR-funktionen när det kommer till det digitala!  

Det finns olika steg och nivåer när det kommer till att digitalisera HR: 

1. Digitalisering av HR-funktionens egna processer - Här tar man de uppgifter som HR ansvarar för och implementerar processtöd som effektiviserar det arbetet. Till exempel löneprocesser, utvecklingssamtal eller HR-data.  
2. Innovationssteget - Här handlar det om att bli mer innovativ och nytänkande kring lösningar som ligger utanför de normala ansvarsområdena. Det kan till exempel röra sig om nya sätt att utveckla kompetens eller nya sätt att betala lön. 
3. Analys - Efter organisationen har digitaliserat allting kommer analysnivån, som på många sätt kan ses som den viktigaste. Här använder sig HR av digitala processer som samlar in data och analyserar resultaten. Därefter kan HR identifiera och föreslå faktabaserade åtgärder för att genomföra meningsfulla förändringar inom organisationen.   
4. Digitalt först - digitala lösningarna gör att alla medarbetare känner sig sedda, hörda och ihopkopplade som en helhet. 

Många organisationer vill och förstår att de måste digitalisera, men fastnar ofta på den första nivån. Även om det är viktigt att automatisera och spara tid på administrativa uppgifter, är syftet med digital HR främst att ha en strategi som hänger ihop med det verksamheten vill åstadkomma. Med en hög digitaliseringsnivå möjliggör du att du kan fatta datadrivna beslut som hjälper till att uppnå verksamhetens affärsmål. 

I de allra flesta organisationer är det nämligen medarbetarna som är det huvudsakliga värdet. En väl utförd digitalisering kan exempelvis bidra till att HR kan sätta in kompetensutveckling där det behövs, eller flytta om bemanning utifrån verksamhetens faktiska behov. 

“Det digitala hjälper dig att utveckla och ta fram rätt aktiviteter, både utifrån organisationens stora mål och för dina medarbetare. Du kan bli mer personlig genom att vara digital eftersom du kan hitta de aktiviteter som faktiskt gör skillnad på individnivå,” berätta Anna. 

Målet med en HR-funktion borde vara att bidra till verksamhetsmålen och medarbetarnas välmående. Risken med att inte ha handfast data när man tar fram aktiviteter är att man missar problem eller att resurser sätts in på fel ställen. 

“Det traditionella sättet är att jobba manuellt, men då blir det mycket antaganden och känslor. Då missar man ofta hur det verkligen ser ut. Det kan se bra ut på ytan men det kan finnas problemområden i olika delar av verksamheten som döljs i helheten,” säger Anna. 

Ett annat stort problem som uppstår om man inte digitaliserar är att man får svårt att visa det konkreta värdet man bidrar med.  

“Hur övertygar man ledningen om att få göra saker i organisationen? Jo, du behöver prata ett finansiellt, strategiskt språk och ha data att underbygga det. Och har man inte digitaliserat, så har man ingen information att utgå ifrån,” menar Anna. 

Första steget mot att digitalisera organisationen fullt ut och dra nytta av resultaten, är att kompetensutveckla sig. Det är svårt att sätta en fungerande plan eller få igenom stöd internt om man inte vet vilka möjligheter som finns. 

“Om man inte kan så mycket om ett område måste man lägga tid på det för att förstå vad man kan och speciellt vad man behöver göra. Det är det första steget, att börja intressera sig och börja diskutera det i organisationen,” säger Anna. 

Möjligheterna med att digitalisera HR sträcker sig längre än att bara automatisera HR-funktionens egna ansvarsområden. Många organisationer vill utveckla sin digitaliseringsstrategi men har svårt att veta var de ska börja, eller hur de får igenom initiativen internt.