Så slipper du personberoendet i ditt lönearbete

Lön är en nyckelkompetens och kritisk funktion för hela företaget. Att all kunskap, erfarenhet och kompetens ofta vilar i händerna på en eller ett fåtal personer är sårbart för din verksamhet. Här får du råd om hur du kan minska personberoendet och riskerna på ditt företag. 

Rollen som löneadministratör utgör en central och kritisk stödfunktion. I många företag består löneavdelningen enbart av en eller ett fåtal personer som sköter hela processen från början till slut. Vad händer då om en eller flera av dina löneadministratörer blir sjuka eller av någon annan anledning är frånvarande under en längre tid? Eller i värsta fall – väljer att lämna företaget! 

Vad gör du om din löneadministratör säger upp sig? 

Man brukar tala om att vi lever i ”en ständigt föränderlig värld”. Det gäller även för företag som hela tiden måste anpassa sig till nya förhållanden internt och externt, allt från ändrade regelverk till ökad personalomsättning. För den som arbetar med löneadministration är detta särskilt tydligt. Ofta uppstår det utmaningar i förhållandet mellan att upprätthålla en gedigen lönekompetens internt och samtidigt bibehålla fokus på den egna kärnverksamheten.   

Många företag upplever en sårbarhet – särskilt inom specialistområden där de ofta förlitar sig på en eller ett fåtal kompetenser i bolaget. Din löneadministratör sitter på ovärderlig kunskap och är i vissa fall den enda som på riktigt vet hur lönesystem och regelverk fungerar. Men om hen blir sjuk, eller rent av säger upp sig är det inte ett alternativ att meddela den övriga personalen: ”Sorry – ingen lön denna månad, tyvärr…”. Därför är det viktigt att se till att du alltid kan få tillgång till stöd och förstärkning om det skulle behövas. I arbetet med att säkerställa detta kan din lönesystemsleverantör spela en väldigt viktig roll.  

Erbjuder din systemleverantör mer än bara teknik? 

Givetvis är det viktigt att det lönesystem du väljer tillmötesgår alla dina funktionskrav. Men att ditt system ”bara ska fungera” är något du som kund alltid ska kunna förutsätta idag – en ren hygienfaktor.  

De flesta större leverantörer kan erbjuda lönesystem som håller någorlunda likvärdig prestanda, men det som skiljer leverantörerna åt är de mervärden de kan ge dig. Minst lika viktiga blir därför tjänsteutbudet runtomkring själva lönesystemet. Här gäller det att tjänsteutbudet erbjuder kvalitet och värde i allt från systemförvaltning, support och utveckling, till uppföljning, SLA:er och utbildning.  

När det gäller den sårbarhet som personberoendet inom löneadministration medför behöver du veta vilken kompetens som är kritisk för ditt företag. Därefter bör du säkerställa att din leverantör kan erbjuda expertkompetens och rätt stöd i de fall din verksamhet skulle behöva det. Det är viktigt att din leverantör inte bara erbjuder teknik, utan även är en bra kunskaps- och samarbetspartner som du kan ta hjälp av för att förstärka din verksamhet på både kort och lång sikt. 

Optimerar processerna och ökar kosteffektiviteten 

Att din leverantör kan förvalta dina system, kombinerat med att de vid behov kan erbjuda kompetenta resurser, blir en försäkring för de tillfällen din egen verksamhet inte räcker till. Dels kan de stötta upp med specialistkompetens under perioder då du har behov för det. Dels håller de sig alltid kompetensmässigt uppdaterade – något som kan vara svårt att upprätthålla internt. Dessutom kan de ofta bidra till att optimera dina processer, eftersom de dels kan sitt eget system utan och innan, dels har erfarenhet från samarbeten med andra kundföretag med liknande utmaningar och lösningar som din verksamhet. 

Den här typen av flexibilitet och skalbarhet gör inte bara att du slipper oron för personberoende, utan innebär även att du kan bli mer kostnadseffektiv genom att kunna skala upp och ned beroende på rådande behov för ert lönearbete.  

Mindre personberoende med ny teknik 

Den snabba tekniska utvecklingen leder också till nya IT-lösningar som kan minska den manuella hanteringen, spara tid, pengar och optimera olika processer. Robotisering, automatisering och AI förväntas att inom kommande år bli en allt viktigare del av lönearbetet. Allt fler företag ser fördelarna med att effektivisera och underlätta för sina löneadministratörer i allt från kontroller till hela eller delar av manuellt krävande arbetsmoment.  

Att systemen nu med mindre handpåläggning klarar flera och större delar av löneprocessen är också ett sätt att slippa personberoendet. Systemen utvecklas mot att bli mer intuitiva och användarvänliga så att även den som inte har mångårig erfarenhet av löneadministration kan hantera dem.  

För att slippa personberoendet i lönearbete på ditt företag ska du se till att din systemleverantör kan erbjuda en lösning och ett tjänsteutbud som både skapar trygghet och som samtidigt avlastar er så att ni kan fokusera på det som är viktigt för just er verksamhet. Det är viktigt att leverantörens tjänsteportfölj kan möta alla de eventuella behov som kan uppstå längs med hela värdekedjan. Från att ditt företag själva sköter lönehanteringen, till de lägen då du behöver tillfällig backning – eller kanske helt och hållet vill outsourca din systemförvaltning, alternativt hela löneprocessen. Då får du en stark och trygg kompetensbas att vila dig mot som du kan dra nytta av närhelst behovet uppstår. 

På SD Worx är det vår kärnverksamhet att hjälpa dig att bli framgångsrik genom att låta din personal fokusera på er kärnverksamhet. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig att minska personberoendet i ditt lönearbete? Kontakta oss gärna här! 

Vill du läsa mer?

Så påverkas HR-avdelningen av covid-19

Permittering, varsel, korttidspermittering, korttidsvecka, sjuklön och sjukpenning

HR-trender: Gig-ekonomi och flexkontor