Region Östergötland väljer SD Worx

Region Östergötlands nya lönesystem kommer att tillhandahållas av SD Worx. ”Vi ville ha en lösning som vi kunde se en framtid i och att den kunde erbjuda effektiva integrationer", berättar Linus Lanker, HR-strateg Region Östergötland.

Region Östergötland ansvarar för hälso- och sjukvård, regional utveckling och kollektivtrafik i Östergötland. Att driva Region Östergötlands verksamheter under ett år kostar omkring 22 miljarder kronor, varav en stor kostnadsandel är lön till cirka 15 000 anställda. Därför är det av största vikt att man har bra systemlösningar på plats som kan stötta.

Precis som många andra regioner har man i Östergötland identifierat ett behov av att modernisera och effektivisera sin verksamhet. Därför har man upphandlat ett nytt HR- och lönesystem från SD Worx som ska hjälpa regionen med arbetsuppgifter kopplade till lön och personal.

Dags för ett nytt HR- och lönesystem

Region Östergötland har haft samma system sedan 1998, nu såg man ett behov av en lösning som möter krav och önskemål 2024 och framåt. Det finns i regel en oro kring att byta lönesystem då det är en stor verksamhetspåverkan, och under 2022 genomförde Region Östergötland tillsammans med en oberoende extern part en omvärldsbevakning gällande lönesystem för regioner.

"I mångt och mycket har vi arbetat i samma digitala system sedan 1998, även om så klart kontraktet har modifierats under årens lopp. Vi såg därför ett behov av ett nytt HR- och lönesystem, eller snarare en “lönekärna” som vi kallar det då fokus i upphandlingen legat på just lönedelen", berättar Linus Lanker, HR-strateg på Region Östergötland

RÄTT system inte ETT system

Linus förklarar att regionens övergripande målbild var att skapa en effektiv och trygg verksamhet där chefer och medarbetare får hjälp av de olika systemstöden och inte upplever dem som en belastning. Funktion och användbarhet skulle premieras vid upphandling och implementeringen av systemen. Den ekonomiska aspekten ska alltid vara invägd och kostnaden ska kunna motiveras med tydliga mervärden exempelvis effektivisering och kvalitetsförbättring.

Ny teknik och nya lösningar

Region Östergötland har behov av att vara föränderliga och skalbara när det kommer till tekniska lösningar inom HR. Då regionen omfattar många olika yrkesgrupper och verksamheter bör systemstöden kunna anpassas lokalt, utan att det i sin tur förändrar produkten och tjänsterna i grunden.

En annan punkt som prioriterades var export av HR-data och möjligheten till integrering mellan system premierades vid upphandlingen.

Nytänk för kravställan i upphandlingen

Enligt Linus Lanker har marknaden för HR- och lönesystem varit något begränsad ur regionernas synvinkel. "Därför valde vi att kravställa något annorlunda när det var dags att upphandla en ny lösning. Vi var ganska hårda med att vi ville ha en lösning som vi kunde se en framtid i och att den erbjöd effektiva integrationer", berättar han.

De arbetssätt som Region Östergötland kravställde att man ville använda sig av öppnade upp för att fler leverantörer ville vara med i upphandlingen.

"Konkurrens är bra, det behövs fler aktörer på marknaden. Det är hela syftet med lagen om offentlig upphandling, att den ska bidra till en sund marknad. Det gör också att man som leverantör av systemlösningar måste utveckla sig och anstränga sig för att bli bättre", förklarar Linus.

Ser fram emot stora tidsbesparingar

När implementationen är fullt genomförd hoppas Region Östergötland ha en flexibel och skalbar lösning att arbeta i och de ser framtida vinster tack vare investeringen. 

"Idag gör vi mycket dubbelarbete, till exempel behöver vi föra över förändringar i schemaläggning manuellt, det kommer vi slippa. Vi vet också att vi kommer få till en smidigare anställningsprocess än den vi har idag. Vi är säkra på att automatiseringar och integrationer kommer att ge oss otroliga tidsbesparingar", säger Linus.

Med implementeringen av SD Worx lösningar räknar Region Östergötland med en betydande minskning av administration kopplat till schemaläggning samt att undvika dubbelregistrering av schema. Vidare är en nyckel väl fungerande integrationer och att schemaläggning hanteras endast i ett system. En ytterligare vinning är en effektivare administration, exempelvis gällande anställningsprocessen. Linus fortsätter, "Vi ville ha en leverantör som framtidssäkrar och utvecklar sin produkt, det var en av faktorerna att vi valde SD Worx."

Region Östergötland har nu en intensiv period framför sig innan systemet är fullt implementerat i verksamheten. Regionen planerar att gå live i slutet av 2024 eller början av 2025.

Nyfikenhet bland andra regioner

Linus har noterat att andra regioner tittar på Region Östergötland och vill veta mer om upphandlingen och hur vi har kravställt. Detta eftersom de är den första regionen att teckna ett sådant avtal med SD Worx, vilket han tror kan ge ringar på vattnet. 

Comeback på marknaden för offentlig sektor

För oss på SD Worx är avtalet med Region Östergötland lite av en comeback på marknaden för offentlig sektor.

"Vi är väldigt glada och stolta över att vara tillbaka på marknaden för offentlig sektor. Det är ingen slump att det sker just nu utan ett strategiskt beslut som SD Worx tagit då vi vill vara en del av den här marknaden långsiktigt", säger Magnus Engman, Sverigechef på SD Worx.

Vi ser fram emot att erbjuda våra lösningar till offentlig sektor då vi ser stora potentiella vinningar inom HR och lön hos många regioner och kommuner.